レコードテンプレート

よく使うレコードの入力パターンをテンプレートとして保存し、新しいレコードを素早く作成できます。 毎回同じフィールド値で始まるレコード（月次報告書、定期点検チェックリストなど）の入力を効率化します。

有効化

拡張機能で「レコードテンプレート」をONにしてください。追加の設定は不要です。

テンプレートを作れる人

テンプレートを使うことは、レコードを閲覧できる人なら誰でもできます。作れる人は、アプリの設定の「レコードテンプレート管理」にある「テンプレートを作れる人」で次の 2 つから選びます。変更できるのはアプリの管理者です。

• アプリの管理者（既定）: レコード全体のテンプレートと、アプリ全員が使える行のテンプレートを作れるのはアプリの管理者だけです
• レコードを追加できる人: レコードを追加できる人なら誰でも作れます。自分が作ったテンプレートは、テンプレートを選ぶ画面の削除のボタンで消せます。名前の変更・並べ替えは「レコードテンプレート管理」で行うので、アプリの管理者が行います

テンプレートの保存

既存レコードの内容をテンプレートとして保存します。

1. テンプレートにしたいレコードの詳細画面を開く
2. ヘッダーの「テンプレートとして保存」ボタンをクリック
3. テンプレート名を入力（例：「月次報告書」「見積依頼」）
4. 保存 → テンプレートが登録される

テンプレートからレコード作成

保存したテンプレートをベースに新しいレコードを作成します。

1. 新規レコード作成画面を開く
2. 「テンプレートから作成」ボタンをクリック
3. 使用するテンプレートを選択
4. フォームにテンプレートの値が自動入力される
5. 必要に応じて値を変更して保存

テンプレートの削除

不要なテンプレートは、アプリの設定の「レコードテンプレート管理」で削除します。アプリの設定を開けるのはアプリの管理者です。

表の行の入力を助ける

表（テーブル）のあるフォームでは、表の「行を追加」の隣に入力を助けるボタンが並びます。どれも入力欄に値を入れるだけで、「保存」を押すまでレコードは変わりません。

• テンプレートから追加: 表の 1 行分の入力を保存したテンプレートから、行を追加します。「アプリ共通」（アプリの全員が使える）と「自分用」（自分だけ）に分かれて並びます。 すでに入力した行に使うときは「入力中の値を置き換えますか?」と確かめ、添付ファイルはそのまま残ります
• 入力履歴から追加: 自分が作った最近のレコードの行から選んで追加します。日付は入りません
• 列をまとめて変更: 変更する列と新しい値を選ぶと、表の全部の行のその列を書き換えます
• テンプレートとして保存: 入力した行をテンプレートとして保存します。「使える人」で「自分だけ」か「このアプリの全員」を選びます（全員向けに保存できるのは「テンプレートを作れる人」に当てはまる人です）。「日付も保存する」を選ぶと日付の列も残ります。 自分用のテンプレートは、選ぶ画面の「テンプレートを削除」で消せます

見えない列・入力できない列の値は、テンプレートに保存されず、入れるときにも入りません。入れられなかった項目があれば「N 項目を入れられませんでした」と知らせます。 自分用の行のテンプレートは 1 つの表に 30 件まで、アプリ共通の行のテンプレートは 1 アプリ 100 件までです。

表に CSV / Excel から行を追加する

表の「行を追加」の隣の「CSV から追加」で、CSV または Excel（.xlsx）のファイルの内容を、表の行としてまとめて追加できます。毎月の経費のように、別のところで作った一覧をそのまま入れたいときに使います。新しい権限や設定は要らず、手で行を追加できる人なら誰でも使えます。

1. ファイルを選ぶ: .csv か .xlsx を選びます。ファイルは画面の中で読み、サーバーへは送りません。10 MB・5,000 行・100 列までです
2. 列を対応づける: 見出しの行（なし、または 1〜10 行目）を選び、表の列ごとに、ファイルのどの列を入れるかを選びます。見出しが列の名前と同じなら自動で選ばれます。前に使った対応は、この端末のブラウザに覚えます
3. 行を選ぶ: 変換の結果が表で見えます。入れる行にチェックを付けます（私用の行を外せます）。読めない値のある行は、初めはチェックが外れています。読めないセルは赤く理由が出ます。チェックを付けて追加すると、その値は入らないまま行だけが追加されます
4. 追加する: 「N 行を追加」を押すと、表の末尾に入ります

• 保存するまで確定しません: 追加した行は入力欄に入るだけです。ふつうの「保存」を押すまで、レコードは変わりません。必須や入力チェックも、保存のときに確かめます
• ルックアップの列は、ファイルの値を鍵に参照先から引きます。見つからない行は外れます。人・組織・グループの列は、名前が完全に同じものを探します（同じ名前が複数あると入りません。複数を入れるときは 1 つのセルの中で改行で区切ります）
• 連動する選択で、親の値と合わない値は入りません（その行は初めはチェックが外れています）
• 空のセルは入力しません。既存の行の更新はせず、追加だけです。添付ファイル・リッチテキスト・式で決まる列は取り込めません
• 表の行数の上限があるときは、「あと N 行まで追加できます」と出ます。上限を超えて選ぶことはできません

ルックアップの「よく使う」

ルックアップで参照先のレコードを選ぶ画面に、「すべて」と「よく使う」の切り替えが出ます。各行の星を押すと「よく使うに登録」でき、もう一度押すと外せます。 よく使うものはあなただけの設定で、1 つのアプリに 50 件まで登録できます。候補の絞り込みの条件はそのまま効きます。 公開フォームには出ません。また、旧形式の条件（文字列で書く条件）だけで絞り込んでいるルックアップには出ません。

AI エージェントから設定する

AI エージェント連携 (MCP) の接続に「レコードのテンプレート」の許可 (settings:record_templates) を付けると、AI がテンプレートを読み書きできます。 アプリの管理の権限に加えて、レコードの閲覧と追加の権限が要ります。AI の保存は一覧の全部を送り直す形で、一覧に無いテンプレートは消えます (消える件数の申告が要ります)。 接続した利用者が見られない項目の値は AI に渡らず、AI が保存しても元の値が残ります。作成の権限が無い項目の値は保存のときに落ち、AI にはその項目が知らされます。 テンプレートが 100 件を超えるアプリでは AI から置き換えられず (画面で減らしてから使います)、一度に送れるのも 100 件までです。 詳しくは AI エージェント連携 をご覧ください。

注意事項

• テンプレートの一覧とレコードの作成の選択肢に出るのは、並び順の先頭 100 件までです。テンプレートは 100 件以内に整理して使ってください (AI からの置き換えも、テンプレートが 100 件までのアプリで使えます)
• レコード全体のテンプレートには、保存した時点のフィールド値が保存されます
• 行のテンプレートは、値を後から直せません（名前と並びだけ変えられます）。値を変えたいときは、削除して保存し直してください
• 作成の権限が無いフィールドの値は、テンプレートの保存のときに落ちます
• テンプレートを編集する人が閲覧できないフィールドの値は、その人には表示されず、その人 (アプリの管理者を含む) が保存しても消えずに元の値が残ります
• レコードの閲覧の権限が無い人は、テンプレートの中身 (フィールドの値) を変えられません (名前の変更はできます)
• テンプレートから作成後、フィールドの値は自由に変更できます