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メールテンプレート

よく使う返信・問合せ文面をテンプレートとして保存し、返信・転送・新規メールの各フォームから 1 クリックで挿入できる機能です。Phase 2 以降は返信時だけでなく新規メール作成時にも使えます。

テンプレートに登録できる項目

  • 名前: メールボックス内で一意 (picker のラベルになる)
  • カテゴリ: テンプレを分類するためのフォルダ (任意)。詳細は次節「カテゴリで整理する」参照
  • 件名 / 本文: 変数 (後述) を含めると挿入時に置換される
  • 静的 Cc / Bcc: 任意。挿入時にフォームの Cc/Bcc 欄へマージ (重複は dedupe)
  • 署名: テナント共通の EmailSignature から選択。「署名なし」も指定可
  • 添付ファイル: 1 通あたり最大 20 件 / 合計 25MB / 個別 10MB。テンプレオーナー以外のメンバーがテンプレ経由で同じ添付を送信することができる (cross-mailbox 流用は不可)
  • 有効化トグル: 一時的に picker から隠したいときは無効化。削除と区別される

カテゴリで整理する

テンプレートが増えてくると picker で見つけにくくなります。「見積関連 / クレーム対応 / 定型挨拶」のようにカテゴリで分類して整理できます。

  • 2 階層まで: 親カテゴリの下にサブカテゴリを 1 階層 だけ作れます (例: クレーム対応 > 一次回答, クレーム対応 > 上長エスカレ)。3 階層以上には できません
  • 並び順: 各カテゴリ行の ↑ / ↓ ボタンで並べ替え可能。 picker・一覧画面の表示順に反映されます
  • カテゴリ無し: テンプレートはカテゴリに属さなくても OK (一覧では「未分類」グループに表示)
  • 削除時のテンプレート: カテゴリを削除しても、 そのカテゴリに属していたテンプレートは消えません (カテゴリが 外れて未分類になる)
  • 権限: カテゴリの作成・編集・削除・並べ替えは mailbox オーナーのみ

カテゴリの管理画面は、メールテンプレート一覧の上部「カテゴリを管理」 ボタンから開けます。テンプレ編集フォームでは「カテゴリ」欄の Combobox から選択可能 (検索入力で絞り込み可)。

テンプレ一覧でフィルタする

テンプレ一覧の上部に表示されるカテゴリチップを クリックして、特定のカテゴリだけに絞り込めます。サブカテゴリを持つ 親カテゴリは、チップ隣の ▼ から子カテゴリを選択できます。

送信フォームの picker でカテゴリ表示

送信フォーム下部のテンプレートピッカー (検索 Combobox) では、 テンプレートがカテゴリでグルーピングされて表示 されます。検索ボックスにキーワードを入力すると、テンプレ名と カテゴリ名の両方を対象に絞り込みが行われ、目的のテンプレに素早く 到達できます。

テンプレ編集フォーム (mock)

テンプレートを編集
名前
見積依頼への返信
件名
Re: {{thread.subject}}
本文
{{from.name}} 様
お世話になっております。
お見積もりの件、添付ファイルをご確認ください。
— ({{user.name}} の署名)
添付ファイル
標準見積書.pdf182 KB

変数による置換

テンプレートの件名・本文に {{変数名}} を埋め込むと、挿入時にその場で置換されます。利用できる変数は以下の 4 種類:

変数
{{from.name}}
返信フォームでの値
受信元メッセージの差出人名
新規メールフォームでの値
To 入力欄の先頭アドレス
変数
{{from.address}}
返信フォームでの値
受信元メッセージの差出人アドレス
新規メールフォームでの値
To 入力欄の先頭アドレス
変数
{{thread.subject}}
返信フォームでの値
スレッドの件名
新規メールフォームでの値
空文字 (リテラル残し)
変数
{{user.name}}
返信フォームでの値
自分 (送信者) の名前
新規メールフォームでの値
同左
  • 解決された変数は自動的に置換される (HTML エスケープ済)
  • 解決できない変数 (該当の値が無い) はリテラル {{...}} として残ります
  • 送信時に未解決変数があると確認ダイアログが出て「このまま送信」または「戻って修正」を選べます

テンプレ展開後の本文 (返信時)

佐藤 花子 様
お世話になっております。
お見積もりの件、添付ファイルをご確認ください。
— 山田 太郎

挿入の振る舞い

  • 本文に何か入力済みの状態で別のテンプレを選ぶと上書き確認ダイアログが出ます (誤クリック時の救済)
  • テンプレ署名が指定されていれば、フォームの個別署名 (mailbox / user) は自動的に「署名なし」に切り替わる (二重挿入防止)
  • Cc / Bcc は既存値とのマージ (重複アドレスは大文字小文字無視で除外)
  • 添付は重複 ID を除外して追加 (テンプレ由来は ↗ アイコンで区別)
  • 返信時は元メッセージの引用ブロックを末尾に保持 (相手への返信を続けやすい設計)

送信フォーム下部のテンプレピッカー (mock)

3 件

権限と上限

  • テンプレートの作成・編集・削除: オーナーのみ
  • テンプレ利用 (picker からの挿入): メンバー全員 (対応者 / 確認者 / 閲覧者)
  • 1 メールボックスあたりのテンプレ数: 200 件
  • テンプレ添付ファイルの上限: 1 テンプレあたり 20 件 / 合計 25MB / 個別 10MB

追加・編集の手順

  1. メールボックス設定の 「メールテンプレート」タブを開く (オーナーのみ表示)
  2. (必要に応じて)「カテゴリを管理」ボタンから事前にカテゴリを作成
  3. 「テンプレートを追加」で新規作成。名前・カテゴリ・件名・本文・Cc/Bcc・署名・添付を入力
  4. 変数を使う場合は本文/件名内に {{from.name}} 等を埋め込み、ツールバーの「変数挿入」ボタンから候補を選んで挿入できる
  5. 保存。直後から各送信フォームの picker に表示
  6. 無効化 (一時停止) は各行の有効化トグルから。再有効化も同じ場所

運用のコツ

  • 命名は「シーン + 種別」で揃えると探しやすい (例: 「見積依頼への返信」「契約締結のお礼」)
  • 添付は最新版にメンテ: 標準見積書 / 契約書テンプレなどはバージョン管理を意識して定期更新
  • 変数を多用しすぎない: 全部変数だと未解決時にスカスカになる。基本は固定文 + 1〜2 箇所だけ動的
  • 新規メール用と返信用を分ける: {{thread.subject}} を含むテンプレは新規メールでリテラル残しになるため、用途別に作る方が事故が少ない

関連機能

  • 送信フォーム: テンプレ挿入の操作・未解決変数の確認ダイアログ
  • 署名: テンプレ署名と mailbox/user 署名の関係