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自動化ルール (オーナーのみ)

受信メールに対して条件マッチで自動アクションを実行する仕組みです。よくある用途は「特定の差出人を特定担当者に振り分ける」「件名に [緊急] が付くメールに緊急ラベルを付与し優先度を上げる」など。

ルールの構成要素

  • 名前: 一覧で識別するためのラベル (例: 「VIP 顧客は田中さんに振分け」)
  • 条件 (conditions): 1 つ以上の条件。複数条件は AND で評価
  • アクション (actions): 1 つ以上のアクション。順番に実行
  • 有効/無効トグル: 一時停止できる (削除と区別)
  • 優先度: 数値が小さいほど先に評価。マッチした順に実行 (詳細は後述)

条件 (V1)

条件タイプ
件名 (subject)
マッチ対象
受信メールの Subject ヘッダ
比較方法
contains / equals / regex
条件タイプ
本文 (body)
マッチ対象
プレーンテキスト本文
比較方法
contains / equals / regex
条件タイプ
差出人アドレス (from)
マッチ対象
From ヘッダの address
比較方法
contains / equals / regex
条件タイプ
宛先アドレス (to)
マッチ対象
To ヘッダのいずれか
比較方法
contains / equals / regex
  • 大文字小文字は区別しない
  • 正規表現は invalid だと保存時に弾かれる
  • 複数条件はすべて満たす (AND) 必要あり (OR は将来対応予定)

アクション (V1)

アクション
ラベル付与 (label)
効果
指定したラベルをスレッドに付与
備考
同じラベルが既に付いている場合は no-op
アクション
担当者割り当て (assign)
効果
指定したユーザーをスレッドの担当者に
備考
対応者 / オーナー / 確認者 役割のメンバーから選択
アクション
ステータス変更 (status)
効果
未対応 / 対応中 / 完了 のいずれかに遷移
備考
カスタム処理状況も指定可
アクション
優先度設定 (priority)
効果
normal / high / urgent
備考
受信トレイ行に🔥/⚠️アイコン表示
アクション
既読化 (mark_read)
効果
到着即時に既読扱い
備考
未読バッジに含めなくなる
アクション
以降のルール停止 (stop)
効果
後続ルールの評価を中止
備考
このルール「だけ」を当てたい場合に有用

V2 (将来) に予定しているアクション: 自動返信 (auto_reply) / 自動転送 (auto_forward)。ループ防止と除外アドレス管理が必要なため、Phase 6 V2 で本格実装します。

ルール 1 行の例 (mock)

VIP 顧客は田中さんに振分け優先度 1
条件: from.address contains @vip-customer.co.jp
担当者を「田中 太郎」に割り当て
ラベル「緊急」を付与
優先度を「高」に
以降のルール評価を停止

評価順と match-stop

ルールは 優先度の昇順で評価され、各ルールの条件が満たされていればアクションが実行されます。デフォルトでは複数のルールがマッチしてもすべて実行されますが、「以降のルール停止」アクションを最後に置くと、後続の評価が中止されます。

典型的な使い分け:

  • 「ラベルを付与」だけのルール (停止なし) → 複数ラベルが重複して付与されてもよい用途
  • 「担当者振分け + 停止」 → 1 通あたり 1 担当者に絞りたい場合 (同じスレッドに複数のマッチ条件があっても、最初の 1 つだけ振分け)

受信パイプラインへの組み込み

新規受信メールは以下の流れで処理されます:

  1. Webhook (Gmail Pub/Sub / Microsoft Graph subscription) または IMAP polling で Raxel に取込
  2. InboundMessage / MailThread レコードを作成
  3. このメールボックスの有効なルールを優先度順で評価
  4. マッチしたルールのアクションを順次実行
  5. (stop アクションがあれば後続評価を打ち切り)
  6. 担当者割り当てが行われた場合、対象ユーザーに mail.assigned 通知を即時送信

既に取り込まれている過去メールにはルールが遡って適用されません (将来のメッセージのみ)。

追加・編集の手順

  1. メールボックス設定の 「ルール」タブを開く (オーナーのみ表示)
  2. 「ルールを追加」で新規作成。条件・アクション・優先度・有効状態を入力
  3. 保存。次回受信からマッチ評価が始まる
  4. 各行の 有効化トグルで一時停止 / 再開
  5. 削除は確認ダイアログ経由

ルール一覧 (mock)

VIP 顧客は田中さんに振分け
from contains @vip-customer.co.jp → 担当: 田中 + 緊急ラベル
優先度 1
請求関連は経理に
subject contains 請求 → 担当: 経理 + ラベル: 請求関連
優先度 2
(無効) 旧キャンペーン
subject contains [PROMO-2024] → ラベル付与
優先度 99

運用上の注意

  • 競合する条件: 「VIP は田中」「請求は経理」両方マッチした場合、ルール優先度で順次実行されます。担当者は後勝ちになるため、最も尊重したい振分けを後 (= 優先度を大きい数字に) するか、stop で打ち切ります
  • 退職メンバーをアサインに指定: 退職後はそのアクションが no-op に。ルール側で別メンバーへの差し替えが必要です
  • ラベル削除との関係: 削除されたラベルを参照しているルールは、アクションが no-op に。ルール画面の警告表示を確認
  • 正規表現の罠: 重い regex を入力すると受信処理が遅くなります。シンプルな contains で済むなら contains を選びましょう

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