検索・運用

全文検索、同期の仕組み、通知、メールの削除、トラブルシューティングをまとめたページです。

全文検索

スレッド一覧の検索ボックスから、メールボックス内のメッセージを全文検索できます。

• 検索対象: 件名 / 本文 / 差出人メールアドレス / 添付ファイル名
• 日本語検索: bigram (2-gram) 検索。「発注」と打つと「発注書」「発注依頼」もヒットします
• フィルタ併用: ステータスタブ / ラベル / 担当者 / 日付範囲 と組み合わせて絞り込み可能
• 並び順: 時系列 (新しい順)
• 高速化: pg_bigm 拡張 + GIN インデックスで、数十万件規模のメールボックスでも高速
• 即時反映: 受信したメールは取り込み後すぐに検索可能 (ACID 保証)

同期とポーリング

メールの取り込みはサーバー側のバックグラウンド cron で行われます。アクティビティに応じてポーリング間隔が自動調整されます。

設定画面の「手動更新」ボタンで即座に最新を取り込むこともできます (OAuth 再認証が必要な 場合はボタン横にエラー表示)。

リアルタイム受信 (Webhook) の状態と対処

Gmail / Microsoft 365 のメールは Webhook (Gmail Pub/Sub / Microsoft Graph subscription) でほぼ即時に Raxel に届きます。IMAP は Webhook 非対応のため ポーリングのみ。Webhook が一時的に止まった場合でも、ポーリングで配信は 継続されるため受信が途切れることはありません。

メールボックス設定 →「接続」タブで現在の同期モードを確認できます。

• リアルタイム (Webhook): 通常運用
• ポーリング: IMAP / Webhook 失敗時のフォールバック

「リアルタイム受信が停止しています。ポーリングで代替中」と表示 される場合、内訳メッセージを見て以下のどれに該当するか確認してください。

詳細なエラー文は「エラー詳細」を展開すると確認でき、サポートへ 問い合わせる際にそのまま提示できます。

通知

メール共有に関する通知は以下のとおりです。いずれも既存の通知基盤に統合されており、個人設定でメール配信する場合は受信者のロケールで描画されます。

通知メールの配信を抑制したい場合は、個人設定 → メール通知 → 配信方式で「即時」から「1 時間ごとまとめ」「1 日 1 回まとめ」に切り替えてください。ただし担当者アサイン通知はダイジェスト設定に関わらず即時送信されます (対応遅延を防ぐため)。

メールを削除する

• スレッド削除: 一覧 or 詳細で「削除」→ ゴミ箱へ移動 (ソフトデリート)
• 復元: ゴミ箱画面から「復元」で元に戻る
• 完全削除: ゴミ箱に移動してから 30 日後に自動で完全削除。ストレージのメール本体 (raw EML) も同時に削除

「1 人が個人メーラーで誤って削除すると全員のデータが消える」という運用リスクを避けるため、Raxel のゴミ箱と外部プロバイダ側の削除は独立しています。プロバイダ側で削除されたメールは Raxel 側では「orphaned」(孤立) として検知され、自動で Raxel のゴミ箱に移動されます (日次で検出)。

注意事項と制限

• HTML 返信: 太字 / 斜体 / 下線 / 引用 / リスト / リンクが利用可能。フォントサイズや背景画像など一部の高度な装飾は受信者の MUA 互換性のため未対応
• インライン画像 (CID): 本文中に画像を貼り付けると自動で添付トレイに移動。文中表示は今後の対応予定
• 添付ファイル送信: 1 通あたり 20 件 / 合計 25MB / 個別 10MB まで対応 (返信・転送・新規メールいずれも)
• 下書きは個人スコープ: 自分の下書きは他メンバーから見えません (下書きを他メンバーと共同編集する機能は未対応)。返信下書きはスレッド × ユーザーで 1 件、新規メールの下書きはユーザーごとに複数件持てます
• 複数アサイン / ウォッチャーは未対応: 担当者は 1 スレッドに 1 人
• IMAP パスワード: Raxel 側で暗号化して保存しますが、アプリパスワード (Gmail / Yahoo など) の利用を強く推奨します
• OAuth トークン: 自動リフレッシュ対応。ユーザーがパスワード変更 / 認可取消した場合は接続エラーとして検知され通知されます
• メール保持期間: 制限なし (ストレージクォータ内)。個別のメールは手動削除 + 30 日ゴミ箱経由で完全削除
• 1 メールボックスの最大メンバー数: ソフトリミット 50 (性能上の制約)

サイドバーの件数バッジの仕様

サイドパネル (内部ナビ) に表示される件数バッジは、すべて同じ集計エンドポイント (GET /api/mail/mailboxes/:id/sidebar-counts) から並列クエリで一括取得しています。リクエスト 1 回で 6 種類のカウントを返すので、サイドバーが個別に N 回叩くようなことはありません。

• 更新方式: 60 秒間隔の polling + 自分のアクション直後の即時 invalidate (送信 / 既読化 / 下書き破棄 / 承認 / ステータス変更 / 一括操作 等)
• 他メンバー由来 (新着メール、別ユーザーの操作) は最大 60 秒の遅延で反映されます
• 「下書き」の件数は「下書き一覧」ページに表示される行数と常に一致します (空 draft も含めて等しい述語で集計)

WebSocket / SSE による完全リアルタイム push は採用していません (Linear / Notion / GitHub などの SaaS 管理 UI と同じ路線)。完全リアルタイム化が必要になった時点で別途検討します。

トラブルシューティング

「メール」グループがサイドバーに表示されない

• 契約がスタンダードコースであることを確認 (ライトコースでは利用不可)
• システム管理 → 基本設定 → メール共有 が ON になっていることを確認
• ON にした直後はページを 再読み込みする必要あり

OAuth 承認後に戻ってきたが「接続エラー」と表示される

• OAuth 画面で Raxel が要求したすべてのスコープに同意したか確認 (読み取り権限が必須)
• 「設定」タブから「再認証」ボタンで再度 OAuth を通す
• 別メールアドレスで承認してしまった場合は一度削除して作り直す

IMAP 接続テストが失敗する

• 暗号化方式 (SSL/TLS か STARTTLS) とポートの組み合わせを確認 (465=SSL/TLS、587 / 993=STARTTLS)
• Gmail / Yahoo などは アプリパスワードが必要 (2FA 有効時)。通常のログインパスワードでは接続できません
• プロバイダ側で IMAP アクセスが許可されているか確認 (Google Workspace は管理者が一括制御可能)

手動更新しても新着が取り込まれない

• 接続ステータスが「警告」「エラー」になっていないか確認
• 別メーラーで既にそのメールを閲覧済みの場合、プロバイダの history 差分 API が新着と見なさないことがある (Gmail は既読でも取り込まれる)
• OAuth スコープが不足している場合がある → 削除 → 再作成で最新スコープを要求

返信送信時に「新しいメールがあります (409)」と出る

• 返信を書いている間に相手から新メールが届いた時の保護ダイアログです。最新メッセージを確認してから再送信してください
• もう一度「返信」を開き直すと、最新状態を基準に再送信できます

IMAP メールボックスで共通 SMTP に「ドメイン不一致」警告が出る

• TenantMailConfig の From ドメインと、メールボックスのアドレスのドメインが異なる場合、共通 SMTP で送ると SPF/DKIM が通らない可能性があります
• 警告のまま送ることも可能ですが、届かない場合は「専用 SMTP」を選んでメールボックス側の認証情報を入力してください

送信予約が「失敗」バッジで止まっている

• 「失敗」は現時点では自動リトライされません。原因を確認して必要なら「即時送信」で再発射するか、キャンセルしてから再度予約を作成してください
• 失敗原因 (認証切れ / 宛先不正 / サイズ超過 等) は一覧のホバー or 詳細で確認できます