検索・運用

全文検索、同期の仕組み、通知、メールの削除、トラブルシューティングをまとめたページです。

全文検索

スレッド一覧の検索ボックスから、メールボックス内のメッセージを全文検索できます。

• 検索対象: 件名 / 本文 / 差出人メールアドレス / 添付ファイル名
• 日本語検索: bigram (2-gram) 検索。「発注」と打つと「発注書」「発注依頼」もヒットします
• フィルタ併用: ステータスタブ / ラベル / 担当者 / 日付範囲 と組み合わせて絞り込み可能
• 並び順: 時系列 (新しい順)
• 高速化: pg_bigm 拡張 + GIN インデックスで、数十万件規模のメールボックスでも高速
• 即時反映: 受信したメールは取り込み後すぐに検索可能 (ACID 保証)

同期とポーリング

メールの取り込みはサーバー側のバックグラウンド cron で行われます。アクティビティに応じてポーリング間隔が自動調整されます。

設定画面の「手動更新」ボタンで即座に最新を取り込むこともできます (OAuth 再認証が必要な 場合はボタン横にエラー表示)。

リアルタイム受信 (Webhook) の状態と対処

Gmail / Microsoft 365 のメールは Webhook (Gmail Pub/Sub / Microsoft Graph subscription) でほぼ即時に Raxel に届きます。IMAP は Webhook 非対応のため ポーリングのみ。Webhook が一時的に止まった場合でも、ポーリングで配信は 継続されるため受信が途切れることはありません。

メールボックス設定 →「接続」タブで現在の同期モードを確認できます。

• リアルタイム (Webhook): 通常運用
• ポーリング: IMAP / Webhook 失敗時のフォールバック

「リアルタイム受信が停止しています。ポーリングで代替中」と表示 される場合、内訳メッセージを見て以下のどれに該当するか確認してください。

詳細なエラー文は「エラー詳細」を展開すると確認でき、サポートへ 問い合わせる際にそのまま提示できます。

通知

メール共有に関する通知は以下のとおりです。いずれも既存の通知基盤に統合されており、個人設定でメール配信する場合は受信者のロケールで描画されます。

SLA 期限切れの通知は、期限を過ぎてから 24 時間以内に検出されたものだけが届きます。メール共有を利用できない状態が続いた後などに、期限から 24 時間を超えて過ぎているスレッドがまとめて見つかった場合は、通知は送られません (一覧の期限切れの表示は変わりません)。

通知メールの配信を抑制したい場合は、個人設定 → メール通知 → 配信方式で「即時」から「1 時間ごとまとめ」「1 日 1 回まとめ」に切り替えてください。ただし担当者アサイン通知はダイジェスト設定に関わらず即時送信されます (対応遅延を防ぐため)。

メールを削除する

• スレッド削除: 一覧 or 詳細で「削除」→ ゴミ箱へ移動 (ソフトデリート)
• 復元: ゴミ箱画面から「復元」で元に戻る
• 完全削除: ゴミ箱に移動してから 30 日後に自動で完全削除。ストレージのメール本体 (raw EML) も同時に削除

「1 人が個人メーラーで誤って削除すると全員のデータが消える」という運用リスクを避けるため、Raxel のゴミ箱と外部プロバイダ側の削除は独立しています。プロバイダ側で削除されたメールは Raxel 側では「orphaned」(孤立) として検知され、自動で Raxel のゴミ箱に移動されます (日次で検出)。

迷惑メール

メールのサービス (Gmail・Microsoft 365・IMAP のメールサーバー) が迷惑メールと判定したメールは、受信ボックスではなくサイドバーの「迷惑メール」に入ります。 迷惑メールは一覧・件数・通知・自動処理ルール・SLA の対象になりません。迷惑メールに入ってから 30 日後に自動で削除されます (そのスレッドで送ったメールも一緒に削除されます)。

• 迷惑メールではない: 迷惑メールのスレッドを開くか、迷惑メールの一覧で押すと受信ボックスに戻ります。一覧でまとめて選ぶこともできます。最後に届いたメールの送信者を「迷惑メールにしない」送信者として覚え、次からは受信ボックスに入れます (送信元の認証が確認できるメールだけ)
• 迷惑メールにする: スレッドの画面か一覧のまとめての操作で迷惑メールに移します。送信者を「迷惑メールにする」送信者として覚え、次からは迷惑メールに入れます。操作の直後は「元に戻す」で取り消せます (覚えた送信者も取り消されます)
• 覚えた送信者: メールボックスの設定の「迷惑メールの送信者」で確認・削除できます。アドレスか @ドメイン を手で足すこともできます (オーナーのみ)
• Microsoft 365 は、迷惑メールのフォルダの新しいメールが「更新」を押したとき・受信トレイに新着があったとき・定期の見回りのときに取り込まれるので、迷惑メールの一覧に出るまで最大約 1 時間かかることがあります。メールのサービスが迷惑メールと判定したメールは、送信者を覚えていても受信ボックスには入りません
• IMAP で接続したメールボックスは、メールのサーバーが迷惑メールのフォルダに印を付けている場合に、そのフォルダに届いたメールを取り込みます。最初に取り込むとき (と、メールのサーバーの側でフォルダが作り直されたとき) は、直近 30 日のうち新しい 500 通までを取り込み、それより後は新しく届いたメールを取り込みます。印を返さないサーバーでは取り込めません。一度は同期に成功したメールボックスで、迷惑メールのフォルダを最後に取り込めてから 24 時間を超えていると (一度も取り込めていない場合を含みます)、迷惑メールの一覧を開いたときにその旨が出ます。表示が出ているときは、迷惑メールに振り分けられたメールをメールのサービスの画面で確認してください。メールソフトで迷惑メールのフォルダから受信トレイへ戻したメールは、次の取り込みで受信ボックスへ移ります (「迷惑メールにする」送信者として覚えている送信者のメールは、戻しても迷惑メールに残ります)。メールのサーバーによっては、戻したメールを同じメールと確かめられず、迷惑メールの一覧に残ることがあります (30 日で自動的に消えます)。その場合は、迷惑メールの一覧で「迷惑メールではない」を押してください
• raxel で「迷惑メールではない」にしても、メールのサービス側の迷惑メールのフォルダやラベルは変わりません。メールのサービス側でも同じ送信者を迷惑メールにしないようにするには、Gmail では「迷惑メールにしない」フィルタを、Microsoft 365 (Outlook) では「迷惑メールではない」の操作や安全な送信者の登録を、それぞれのサービスで行ってください
• Microsoft 365 で接続したメールボックスでは、Outlook で迷惑メールのフォルダから受信トレイへ戻したメールは、次の取り込みでそのメールが受信ボックスへ移ります (最大約 1 時間)
• 迷惑メールの本文では、外部の画像を表示しません (開封の追跡を避けるため)。迷惑メールのスレッドには返信できません

注意事項と制限

• HTML 返信: 太字 / 斜体 / 下線 / 引用 / リスト / リンクが利用可能。フォントサイズや背景画像など一部の高度な装飾は受信者の MUA 互換性のため未対応
• インライン画像 (CID): 本文中に画像を貼り付けると自動で添付トレイに移動。文中表示は今後の対応予定
• 添付ファイル送信: 1 通あたり 20 件 / 合計 25MB / 個別 10MB まで対応 (返信・転送・新規メールいずれも)
• 下書きは個人スコープ: 自分の下書きは他メンバーから見えません (下書きを他メンバーと共同編集する機能は未対応)。返信下書きはスレッド × ユーザーで 1 件、新規メールの下書きはユーザーごとに複数件持てます
• 複数アサイン / ウォッチャーは未対応: 担当者は 1 スレッドに 1 人
• IMAP パスワード: Raxel 側で暗号化して保存しますが、アプリパスワード (Gmail / Yahoo など) の利用を強く推奨します
• OAuth トークン: 自動リフレッシュ対応。ユーザーがパスワード変更 / 認可取消した場合は接続エラーとして検知され通知されます
• メール保持期間: 制限なし (ストレージクォータ内)。個別のメールは手動削除 + 30 日ゴミ箱経由で完全削除
• 1 メールボックスの最大メンバー数: ソフトリミット 50 (性能上の制約)

サイドバーの件数バッジの仕様

サイドパネル (内部ナビ) に表示される件数バッジは、すべて同じ集計エンドポイント (GET /api/mail/mailboxes/:id/sidebar-counts) から並列クエリで一括取得しています。リクエスト 1 回で 6 種類のカウントを返すので、サイドバーが個別に N 回叩くようなことはありません。

• 更新方式: 60 秒間隔の polling + 自分のアクション直後の即時 invalidate (送信 / 既読化 / 下書き破棄 / 承認 / ステータス変更 / 一括操作 等)
• 他メンバー由来 (新着メール、別ユーザーの操作) は最大 60 秒の遅延で反映されます
• 「下書き」の件数は「下書き一覧」ページに表示される行数と常に一致します (空 draft も含めて等しい述語で集計)

WebSocket / SSE による完全リアルタイム push は採用していません (Linear / Notion / GitHub などの SaaS 管理 UI と同じ路線)。完全リアルタイム化が必要になった時点で別途検討します。

トラブルシューティング

「メール」グループがサイドバーに表示されない

• 契約がスタンダードコースであることを確認 (ライトコースでは利用不可)
• システム管理 → 基本設定 → メール共有 が ON になっていることを確認
• ON にした直後はページを 再読み込みする必要あり

OAuth 承認後に戻ってきたが「接続エラー」と表示される

• OAuth 画面で Raxel が要求したすべてのスコープに同意したか確認 (読み取り権限が必須)
• 「設定」タブから「再認証」ボタンで再度 OAuth を通す
• 別メールアドレスで承認してしまった場合は一度削除して作り直す

IMAP 接続テストが失敗する

• 暗号化方式 (SSL/TLS か STARTTLS) とポートの組み合わせを確認 (465=SSL/TLS、587 / 993=STARTTLS)
• Gmail / Yahoo などは アプリパスワードが必要 (2FA 有効時)。通常のログインパスワードでは接続できません
• プロバイダ側で IMAP アクセスが許可されているか確認 (Google Workspace は管理者が一括制御可能)

手動更新しても新着が取り込まれない

• 接続ステータスが「警告」「エラー」になっていないか確認
• 別メーラーで既にそのメールを閲覧済みの場合、プロバイダの history 差分 API が新着と見なさないことがある (Gmail は既読でも取り込まれる)
• OAuth スコープが不足している場合がある → 削除 → 再作成で最新スコープを要求

返信送信時に「新しいメールがあります (409)」と出る

• 返信を書いている間に相手から新メールが届いた時の保護ダイアログです。最新メッセージを確認してから再送信してください
• もう一度「返信」を開き直すと、最新状態を基準に再送信できます

送信できたのに相手に届かない (Microsoft 365)

• Raxel が「送信しました」と表示し、Microsoft 365 の送信済みアイテムにも入っているのに相手に届かないときは、Microsoft 365 の側で配送が止まっています。配送の結果は Microsoft 365 のメッセージ追跡で確かめます
• 確かめ方: Microsoft 365 の管理者のアカウントで Exchange 管理センター (https://admin.exchange.microsoft.com) にサインインし、「メール フロー」→「メッセージ追跡」→「追跡を開始」で、送信者に共有メールボックスのアドレスを入れて検索します。状態が「失敗」の行を開くと、理由が表示されます。管理者でないアカウントでは「メール フロー」のメニューは表示されません
• 理由が 550 5.7.708 … traffic not accepted from this IP のとき: 作ったばかりの Microsoft 365 の組織から、外部の宛先へのメールが止められています。独自のドメインを登録していない (〜.onmicrosoft.com のアドレスで送っている) 組織で起きます。組織に独自のドメインを登録するか、Microsoft のサポートに制限の解除を依頼してください。同じ組織の中の宛先へは届きます
• 状態が「配信済み」なのに届かないときは、受け取る側のメールサーバーで止まっています (迷惑メールの振り分け・隔離など)。相手の管理者に確かめてもらってください

IMAP メールボックスで共通 SMTP に「ドメイン不一致」警告が出る

• メールサーバー設定の From ドメインと、メールボックスのアドレスのドメインが異なる場合、共通 SMTP で送ると SPF/DKIM が通らない可能性があります
• 警告のまま送ることも可能ですが、届かない場合は「専用 SMTP」を選んでメールボックス側の認証情報を入力してください

送信したら「メールサービスからの応答が時間内に返りませんでした」と表示された

• 送信の結果が返らなかったときの表示です。メールは送信されている可能性があります。そのままもう一度送信すると、同じメールが 2 通届くことがあります
• 先に、メールサービス側の送信済み (または相手への確認) で届いたかを確かめてください。送られていない場合だけ、もう一度送信します
• 通信が切れて送信の結果を受け取れなかったときも、同じ案内が表示されます
• 送信の予約 (日時を指定した送信) の操作で結果を受け取れなかったときは「予約できたか確認できませんでした」と表示されます。この時点ではメールは送られていません。送信予約の一覧を確かめ、一覧に無ければもう一度予約してください

もう一度送信を押したら「このメールは送信中です」と表示された

• 同じ画面からの前の送信が、まだ終わっていないときの表示です (二重送信の防止)。前の送信は続いているので、しばらく待ってから送信済みの一覧を確かめてください
• 送信済みの一覧に現れない場合は、前の送信が失敗しています。メールサービス側の送信済みにも無いことを確かめてから、画面を開き直して送信してください

送信予約が「失敗」バッジで止まっている

• 「失敗」になった予約は、自動でも手動でも送り直されません (一覧には理由だけが表示され、「今すぐ送信」「取消」はできません)。原因を確認し、送る場合はメールをあらためて作成してください
• 失敗原因 (認証切れ / 宛先不正 / サイズ超過 等) は一覧のホバー or 詳細で確認できます
• 「予定の日時から 24 時間以上過ぎたため、送信しませんでした」と表示されている予約は、メール共有を利用できない状態が続いた・配信が遅れたなどで予定の日時を大きく過ぎたものです。自動では送信されないので、送る場合はあらためて作成してください
• 「送信の途中で処理が中断しました」と表示されている予約は、送信の処理が結果を記録する前に止まったものです (30 分たっても結果が記録されない予約が、この扱いになります)。相手に届いている場合と届いていない場合があり、二重に送らないよう自動では送り直しません。送信済みの一覧で届いたかを確かめ、届いていなければあらためて作成してください
• 「メールサービスからの応答が時間内に返りませんでした」と表示されている予約は、送信の結果が返らなかったものです (応答が時間内に返らない・送信の途中で接続が切れた、など)。メールは送信されている可能性があります。二重に送らないよう自動では送り直しません。メールサービス側の送信済み、または相手への確認で届いたかを確かめ、届いていなければあらためて作成してください
• 予約が「失敗」になると、予約した本人に通知が届きます (通知を開くと、その受信箱の送信予約の一覧が表示されます)。受信箱のメンバーから外れた人・利用を停止した人には届きません