レコードの種類

1 つのアプリで、性質の違う複数のレコード (例: 交通費・出張・経費・支払依頼の伝票) を扱う機能です。 種類ごとに、項目と明細の列を必須・任意・非表示にでき、種類ごとの既定の帳票を決められます。 種類をまたいで 1 つの一覧で、絞り込み・データの書き出し・帳票の一括出力ができます。

設定のしかた

• アプリ設定の「拡張機能」で「レコードの種類」を有効にし、「種類」タブを開きます (アプリ管理者のみ、1 アプリ最大 50 種類。設定の読み取りは閲覧できる人にも開いています)
• 種類の一覧で、名前・コード・アイコン・色・既定・使う / 使わない・既定の帳票を設定します。並びはドラッグで変えられます
• コード (英小文字で始まる英小文字・数字・_) は作成後に変えられません。ワークフローの条件やビューの絞り込みはコードで種類を指します
• 既定の種類はちょうど 1 つで、「使う」でなければなりません。最初に作った種類が既定になります。種類を指定しない作成 (公開フォーム・データパイプライン・アクションなど) は既定の種類で作ります
• レコードのある種類は削除できません。新規作成で選べないようにするには「使わない」にします (既存のレコードはそのまま)。ワークフローの条件・ビューの絞り込み・ポータルの申請ボタンが指している種類も削除できません (指している設定が表示されます)

項目 × 種類の表

• 行はフォームの並び順で、明細の列は表の下に字下げして並びます。計算・自動採番・集計・参照値など入力しない項目は「既定 / 非表示」だけを選べます
• 列の見出しの「一括」で、その種類の全項目をまとめて任意・非表示・既定にできます。行の見出しの「全種類」で、その項目を全種類まとめて変えられます
• フォームに項目を足すと、表には「既定」で現れます。項目を削除・コード変更すると、表の設定も追随します

非表示はレイアウトで、権限ではありません

• 非表示が止めるのは利用者が入力した値だけです。計算・ルックアップの写し・自動入力・自動採番・ワークフローの代入・集計などサーバーが入れる値はこれまでどおり入り、画面に出ないだけです (既定値は非表示の項目には入りません)
• 後から項目を非表示にしても、既に入っている値は消えません。一覧・CSV / Excel・帳票・API には今までどおり出ます
• 値を見せたくない項目には、項目の権限を使ってください
• 明細の非表示の列は、作成のときだけ入力を受け付けません。更新では、API から非表示の列のセルを書き換えられ、列を含めずに表を送るとその列の値は消えます (明細の行の置き換えのいつもの動き)。画面からの保存では値は消えません

種類の決め方と、変えられないこと

• 一覧の「レコードを追加」は、使える種類が 2 つ以上あるアプリでは種類のメニューになります。URL は /apps/{アプリ}/records/new?type={コード} です (種類が無い・使わない種類なら種類を選ぶ画面が出ます)
• REST API・MCP の作成は本文の最上位に recordTypeCode を指定します。CSV 取込は列「種類」(コードか名前) で指定できます。ポータルの申請ボタンは「作成する種類」を設定できます
• 種類は作成後に変えられません (更新で違う種類を送ると 400)。間違えた場合は、正しい種類で新しいレコードを作り直してください
• 後から種類を足したアプリの既存のレコードは「種類なし」のまま、項目の設定どおりに動きます

条件に使える所

種類を条件に使えるのはワークフローの遷移の条件・ビューの絞り込み・保存したフィルター・一覧の絞り込みだけです。 条件の項目に「種類」を選びます。演算子は、ビューの絞り込み・保存したフィルター・一覧の絞り込みでは 等しい / 等しくない / いずれにも一致しない です (複数の種類のどれかに絞るときは、「いずれか一致 (OR)」のグループに 等しい を並べます)。ワークフローの遷移の条件では、いずれかに一致 も使えます。種類なしのレコードはどの種類とも等しくありません。

• ワークフロー: 種類が合わない遷移のボタンは、そのレコードには出ません (種類は変わらないので、押せる日は来ません)
• 通知・リマインダー・入力ルール・表示条件・行の色・行の権限・集計・ルックアップや関連レコードの絞り込み・グラフ・データパイプライン・アクション・帳票の表示条件では、種類を条件に使えません (保存しようとすると拒否されます)
• ルックアップの候補は、フィルタ条件の「比べる値」に「このレコードの種類」を選ぶと、入力しているレコードの種類で絞れます (参照先の項目と、入力しているレコードの種類のコードを比べます。条件の項目に「種類」を選ぶのとは別の仕組みで、候補の表示だけに効きます)。詳しくは ルックアップ の「フィルタ条件（候補の絞り込み）」を参照してください

一覧・帳票

• 一覧に「種類」列が出て、絞り込みで種類を複数選べます (1 つならその種類、2 つ以上ならいずれか)。CSV / Excel の書き出しにも「種類」列 (種類の名前) が出ます
• レコードの詳細の帳票メニューは、その種類の既定の帳票を先頭に「印刷」として出します。一括の帳票出力では「各レコードの種類の既定の帳票」を選ぶと、種類ごとの帳票で 1 つの PDF にまとめます。種類のないレコードと、既定の帳票の無い種類のレコードは飛ばし、飛ばした件数を知らせます

MCP

MCP の道具 get_record_types / set_record_types (能力 settings:record_types) で種類の設定を読み書きできます。詳しくは MCP を参照してください。