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作業報告 応用: 異常ありのときだけ責任者に知らせる

クイックスタート: 作業報告で作った「作業報告」で、点検結果が「異常あり」の報告が届いたときだけ、責任者に通知します。 毎日の「異常なし」の報告では通知が鳴らないので、責任者は異常だけにすぐ気づけます。所要時間は約 5 分です。

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始める前に

確かめること
クイックスタート
内容
「作業報告」アプリ (点検結果 = 異常なし / 異常あり) があること。
確かめること
プラン
内容
通知のルールは、どのプランでも使えます。
確かめること
アプリの権限
内容
「作業報告」の管理者であること。
確かめること
責任者
内容
通知を受け取る人 (このガイドでは「鈴木 一郎」さん) が、同じ会社のメンバーにいて、「作業報告」を閲覧できること (閲覧できない人には通知は届きません)。

「お問い合わせ管理」の通知は、レコードが追加されるたびに必ず届きました。 ここでは通知のルールに条件を付けて、異常ありの報告のときだけ届くようにします。

1条件をつけた通知のルールを置く

「設定」タブの「通知」を開き、「イベント通知」の節の「通知ルールを追加」をクリックします (下の「リマインダー」の節にも同じ名前のボタンがあります)。 次のように設定して、画面の下の「保存」をクリックします。

項目
トリガー
設定
「レコード追加時」(最初からこの値です)
項目
条件
設定
「条件を追加」で「点検結果」「=」「異常あり」
項目
通知先
設定
「+ 通知先を選択」→「メンバー」のタブで責任者 (鈴木 一郎) を選び、「追加」
通知のルール。トリガーはレコード追加時、条件は点検結果 = 異常あり、通知先は鈴木 一郎
条件に「点検結果 = 異常あり」を入れ、通知先に責任者を選びます。
自分の操作で自分に通知は届きません (通知先に自分を選んでいても、自分が登録した報告では届きません)。 責任者が自分のときは、ほかのメンバーに報告を出してもらって確かめます。

2異常なし・異常ありの報告を 1 件ずつ出す

「レコードを追加」から、点検結果が「異常なし」の報告と、「異常あり」の報告を 1 件ずつ登録します。 (応用「写真を必須にする」を済ませているときは、異常ありの報告に写真を添えます。)

3責任者に届いた通知を確かめる

責任者 (鈴木さん) が画面右上のベルから「すべて表示」を開き、通知の画面の「すべて」のタブを見ると、異常ありの報告の通知が 1 件だけ届いています。 異常なしの報告の通知は届きません。通知をクリックすると、その報告が開きます。

責任者の通知の画面のすべてのタブ。作業報告の異常ありの報告の追加の通知が 1 件だけ
異常ありの報告の通知だけが、責任者に届きます。
ベルを開いたときの一覧に出るのは、メンションや自分の担当など「自分宛」の通知です。通知のルールで届く通知は、通知の画面の「すべて」のタブで確かめます。

これで、異常の報告だけが責任者にすぐ届くようになりました。毎日の異常なしの報告で通知が埋もれることはありません。

知っておくと便利なこと

  • トリガーが「レコード追加時」のルールは、報告を登録したときだけ確かめます。異常なしで登録した報告を後から「異常あり」に直したときにも知らせたいときは、 同じ条件でトリガーを「レコード編集時」にしたルールをもう 1 つ足します。
  • 通知先には、メンバーのほかに組織・グループも選べます。責任者が交代しても、グループのメンバーを入れ替えるだけで済みます。
  • 通知をメールでも受け取るかは、受け取る人の個人設定の「メール通知」で決まります。

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