メール連携 (レコードとメールの紐付け)

アプリのレコードを起点に、相手と個別にメールでやり取りし、そのやり取りをレコードにまとめる機能です。 問い合わせ・見積や受注・採用の応募・取引先との調整などで使います。メールの送受信そのものは、共有受信箱 (メール共有) の仕組みをそのまま使います。

メール配信との違い: メール配信はテンプレートで決まった文面を一括・自動で送る機能、 メール連携は自由な文面で 1 件ずつ送り、返信まで会話として残す機能です。

有効にする

• スタンダードプランで、システム設定でメール共有が有効になっている必要があります。メール共有が無効のときは、アプリの機能「メール連携」をオンにできません。
• アプリの設定の「機能」で「メール連携」をオンにします。オンにすると、設定に「メール連携」のタブが出ます。
• オフに戻すとボタンと欄が消えるだけで、ボタンの設定と紐付けは残ります。オンに戻せば元どおりに使えます。
• アーカイブ済みのアプリのレコードは、紐付けられません。

ボタンの設定

設定の「メール連携」タブで、レコード詳細に出すメール作成ボタンを作ります。1 つのアプリに最大 20 個まで置けます。 ボタンは新しいメールを作るものです。既にあるやり取りへの返信は、レコードの「メールのやり取り」欄から受信箱のスレッドを開いて行います。

• 選択型の項目はラベルで差し込まれます。サブテーブル・添付・関連レコードなどは差し込めません。空の値は空文字になります。
• ボタンを押した人が見られない項目は、空欄のまま差し込まれます (宛先の項目も同じ)。作成画面で件名と本文を見て直してから送れます。
• 送ったメール (差し込んだ値を含む) は、受信箱のメンバー全員が受信箱で読めます。設定画面のひな形の欄にも注意書きが出ます。
• 受信箱が削除されたなどで見つからないボタンは、設定画面に「受信箱が見つかりません」と出て、利用者には出ません。

レコードから送る

• ボタンが見えるのは、レコードを閲覧できて、ボタンの受信箱の対応者以上で、メール連携が有効なときです。
• レコード詳細のボタンを押すと、別のタブでメールの作成画面が開き、宛先・件名・本文が入った状態になります。元のレコードの画面はそのまま残ります。
• 作成画面の上に「紐付け先」としてレコードが表示されます。
• 紐付け先のあるメールでは、送信予約はできません (ボタンが出ません)。
• 下書きを破棄して「元に戻す」と、紐付け先も戻ります。戻せないとき (レコードを閲覧できなくなったなど) は、紐付け先なしの下書きとして戻り、その旨が表示されます。
• 送信すると、メールとレコードが紐付きます。相手の返信は同じスレッドに入り、レコードの「メールのやり取り」欄から見られます。

スレッドの画面から紐付ける・外す

• 受信箱のスレッドの画面に「紐付いたレコード」の帯が出ます。レコードのチップに、ワークフローのあるアプリではそのレコードのステータスも表示されます。
• 「+ レコードに紐付ける」で、アプリ (メール連携が有効で、データを閲覧できるアプリ) とレコードを選びます。チップの「×」で解除します。
• 紐付け・解除ができるのは、受信箱の対応者以上で、そのレコードを閲覧できる人です。付け替えは、解除してから紐付け直します。
• 1 つのスレッドには最大 50 件のレコードを、1 つのレコードには複数のスレッドを紐付けられます。
• 返信が思わぬスレッドに入ってしまったとき (件名と参加者で寄せられたときなど) も、この操作で直せます。

誰に何が見えるか

• レコードをゴミ箱に入れても紐付けは残り、戻せば元どおり表示されます。レコードやアプリを完全に削除すると、紐付けも消えます。
• スレッドがゴミ箱または迷惑メールに入っている間は、レコードの欄に出ません。戻せば元どおり表示されます。

紐付けられなかったとき

送信の時点でレコードに紐付けられない事情 (レコードを閲覧できなくなった・レコードが削除された・メール連携がオフになった・スレッドの紐付けが上限の 50 件に達した) があっても、メールは送信され、記録されます。紐付けだけが行われず、画面に理由が表示されます。 必要ならスレッドの画面から、あらためて紐付けてください。