ワークフロー

ワークフロー機能を使うと、レコードにステータスを設定し、承認・差し戻しなどの業務フローを管理できます。 ステータスの遷移ルール / 作業者 / 遷移条件 / フィールド権限を組み合わせることで、業務プロセスを精密に制御できます。

ワークフローの有効化

アプリ設定の「ワークフロー」タブでワークフローを有効にします。

ワークフローの無効化と設定のクリア

有効化スイッチをオフにすると、ワークフローは一時停止します。ステータスや遷移などの設定内容と、各レコードの進行状態はそのまま保持されるため、再度オンにすると元の状態で再開できます。

設定そのものを削除してやり直したい場合は、ワークフロー設定画面の下部にある「設定をクリア」を使います。ステータス・遷移・フィールド権限に加えて、全レコードの進行状態（現在のステータスと承認の記録）も完全に削除され、ワークフローはオフになります。この操作は元に戻せません。進行中のレコードがある場合は件数が表示され、確認のための入力を求められます。実行には再認証（パスワードの再入力）が必要です。

クリアすると、通知ルールの「対象ステータス」の絞り込みは解除され、すべてのステータスが対象に戻ります。レコードのアクセス権でステータスを条件にしているルールは削除されませんが、「ステータスが～と等しい」条件はどのレコードにも一致しなくなり、「等しくない」条件はすべてのレコードに一致するようになるため、クリア後にルールの見直しをおすすめします。

ドロップダウン / ラジオボタンのフィールドとの相互移行

ドロップダウンやラジオボタンのフィールドで手動管理していたステータスをワークフローへ切り替える場合（またはその逆）は、ワークフロー設定の「既存レコードの移行」を使うと、レコードの状態を一括で移行できます。

移行の方向とフィールドを選ぶと対象件数が表示され、「フィールドの選択肢 → ステータス」の対応表を確認してから実行します（同じ名前は自動で対応付けられます）。フィールド → ワークフローの移行では、ワークフロー状態を持たないレコードだけが対象になり、進行中のレコードの状態が変わることはありません。移行では通知や Webhook は送信されません。移行後は、カンバンビューのグループ化を切り替えてください。

フィールドが未入力のレコードがある場合は、対応表に「(値なし / 未入力)」の行が表示されます。この行にステータスを対応付けると、未入力のレコードにもまとめてステータスを割り当てられます（「割り当てない」のままにすると、それらのレコードはステータス未設定のまま残ります）。ステータス未設定のまま残ったレコードは、後からレコード詳細画面の「管理者: ステータスを割り当て」（アプリ管理者のみ）で個別に割り当てることもできます。

ステータスの設定

業務の各段階に対応するステータスを定義します。作成後もステータスの名前と色は、一覧の鉛筆アイコンからいつでも変更できます。名前を変更しても、進行中のレコードや過去の履歴には影響しません。上下の矢印ボタンで並び順も変更でき、カンバンの列やフローチャートの表示順に反映されます。

• 「初期」「完了」は、新規に追加するステータスだけでなく既存のステータスでも後から変更できます
• 「初期」は常に1つだけ指定できます。別のステータスの「初期」をONにすると、元のステータスの「初期」は自動的にOFFになります（「完了」は複数指定可）

ステータスごとの保護設定

各ステータスには、そのステータスにあるレコードへの編集・削除の制限を設定できます。 確定した申請の改ざんや、完了済みデータの誤削除を防ぐための機能です。

「自動」を選んだ場合、次の規則でそのつど実効値が決まります（他のステータス設定を変えるとヘルプ文の実効値表示も自動で追従します）。

つまり既定の挙動は「完了ステータスのレコードは編集ロック・削除は管理者のみ」のままで、明示的に上書きしない限り変わりません。

• ロック（編集）: アプリ管理者を含む全員が編集できません。編集したい場合は、アプリ管理者が「強制ステータス変更」で一旦別のステータスへ差し戻してから編集します
• 作業者のみ: そのステータスの現在の作業者とアプリ管理者だけが編集できます
• 削除の「管理者のみ削除可」はアプリ管理者がバイパスして削除できます（編集ロックとは異なり、削除保護は既定では管理者には効きません）。「ロック」を明示的に選んだ場合のみ、アプリ管理者を含む全員が削除できなくなります（締め済みの給与データなど、二度と削除してはいけないレコードに使います。解除するにはステータスを差し戻す必要があります）
• この保護は、レコード詳細画面での編集・削除だけでなく、一括更新・スプレッドシートでの一括保存・CSVインポート・一覧のスキャン更新アクション・かんばんボードのドラッグ操作・変更履歴からのロールバック・帳票への保存など、レコードを書き換えるすべての操作に一律で適用されます
• ワークフローが無効化されている間は、ステータスの保護設定は一切適用されません（有効化すると再び適用されます）
• アプリ権限・レコード権限で元々許可されていない操作は、保護設定を「制限なし」にしても許可されません（この保護は既存の権限をさらに狭めるためのものです）
• 作業者がピン留めされたレコードでは、誰でも編集可のステータスでもピン留めされた作業者のみ編集可です（従来どおり）。 遷移時に「次のユーザーから作業者を選択」で特定の人を選んだ場合や、作業者を手動で割り当てた場合がこれにあたります。 「制限なし」を明示的に選んだ場合はピン留めより優先され、誰でも編集できます

連動ロック（他アプリのレコードを自動ロック）

上の「ステータスごとの保護設定」はこのアプリ自身のレコードを保護する機能ですが、連動ロックは別のアプリのレコードを、このワークフローのステータス到達に合わせて自動的にロックする機能です。月次サマリの「締め」操作で、対象月の日次データを一括ロックするような使い方をします。

• 1つのステータスにつき最大3件まで設定できます
• ロックする期間は、遷移したレコード自身の日付・月・期間フィールドの値から自動算出されます（月キー1フィールドから月初〜月末を算出する方式、単一の日付フィールドを使う方式、開始日・終了日の2フィールドを使う方式の3種類）
• 対象者を絞り込む場合は、遷移したレコード側のユーザー選択などのフィールド値が、対象アプリ側の対象者条件としてそのまま使われます
• このステータスから離れる遷移（差し戻し等）が起きると、連動ロックは自動的に解除されます。手動で作成したロックルールや、他のステータスが作った連動ロックには影響しません
• ロックを生成する設定を持つステータスに到達した後で作られたレコード（転記アクションや打刻の追加分など）も、期間・対象者の条件に該当すれば同じくロック対象になります
• ロックされたレコードは、アプリ管理者を含め誰も編集・削除できません（このアプリ自身の「ロック」保護設定と同じ強さです）。APIやCSVインポート、データパイプラインなど、あらゆる書き込み経路に適用されます
• 「既存レコードの移行」（フィールド⇔ワークフローの一括ステータス付替）では、連動ロックの生成・解除は行われません
• 設定するには対象アプリの管理者権限が必要です（自分が管理していないアプリを勝手にロックできないようにするため）

ロックルールの詳細な仕様（境界日の扱い、適用される書き込み経路の一覧、手動でのロック管理）は「期間ロック」マニュアルを参照してください。

ワークフローの流れ

設定例: 申請→承認のフロー

ステータス遷移の設定

どのステータスからどのステータスに変更できるかを遷移ルールとして定義します。 遷移ルールの並び順は、レコード画面に表示される遷移ボタンの並び順にそのまま反映されます。 各ルール右上の上下ボタンで並び替えられるので、よく使うアクションを上に配置してください。

担当者の設定

各ステータスに担当者（処理者）を設定できます。担当者が設定されたステータスに遷移すると、担当者に通知が送信されます。

作業者が「指定」のステータスでは、処理方法を「誰か1人」「全員」「次のユーザーから作業者を選択」の 3 つから選択できます。「全員」は対象作業者全員が承認するまで次のステータスに進みません。「次のユーザーから作業者を選択」は、遷移するときに次の作業者を候補から必ず 1 人選んで引き継ぎます（選んだ 1 人だけがそのステータスを操作できます。候補が 1 人なら自動で割り当て）。

ステータス毎のフィールド権限

各ステータスで「どのフィールドを閲覧 / 編集できるか」を制御できます。 通常のフィールド権限 (アプリ設定 → 権限) はユーザー / グループ / 組織ベースで「常に」適用されますが、 こちらは レコードの現在ステータスによって動的に切り替わるのが特徴です。

設定画面は 2 つの表示を切り替えられます。「一覧」はフィールド × 全ステータスのマトリクスで、各セルに 編集可 (鉛筆) / 閲覧のみ (目) / 非表示 のアイコンが並ぶため、設定漏れの横断チェックに便利です。セルをクリックすると 3 択（編集可 / 閲覧のみ / 非表示）が表示され、その場で権限を変更できます（変更は下部の保存バーで確定します）。3 択の下の「このステータスのフィールド権限をまとめて編集」から、従来どおりステータス単位の編集画面にも移動できます。「ステータスごとに編集」では、選んだステータスの閲覧 / 編集をチェックボックスで設定します。

• 「閲覧」を外すと「編集」も自動的に外れます（見えないフィールドは編集できないため）
• 未設定のフィールドはデフォルトで閲覧・編集の両方が可能です
• 通常のフィールド権限と AND で評価されます（通常権限で見えないフィールドは、ワークフローで「見える」にしても見えません）

レコード画面でのワークフロー操作

ワークフローが有効なアプリでは、レコード詳細画面にステータスと遷移ボタンが表示されます。

条件を付けた遷移は、条件を満たさないときもボタンが表示されます（押せない状態でグレーアウトし、 隣のアイコンに理由が出ます）。行き先ごとに遷移を分けている場合は、同じ名前のボタンが複数並び、条件を満たす 1 つだけが押せる形になります。たとえば「金額が大きければ二次承認へ、 そうでなければ経理へ」を 1 つの「承認」という名前で作ると、承認者の画面には「承認」が 2 つ並びます。 利用者に迷わせたくない場合は、遷移の名前に行き先を含める（「承認（二次承認へ）」）か、 名前を分けずに運用でマニュアルへ明記してください。

• 遷移ルールで許可されたボタンのみが表示されます
• ボタンをクリックするとコメント入力画面が表示されます（任意）
• ステータス変更は変更履歴に自動記録されます
• 担当者が設定されている場合、遷移時に通知が送信されます

一覧画面でのステータス表示と一括操作

ワークフローを有効にしたアプリでは、レコード一覧 / スプレッドシートに「ステータス」「作業者」列が自動で表示され、検索バーのフィルタからステータスで絞り込めます。

ビューに保存するステータス絞り込み: 検索バーのステータス絞り込みはその場限り（画面を離れると元に戻ります）です。 「承認済みだけを表示する一覧」のようにビューとして固定したい場合は、ビュー設定（歯車アイコン）のフィルタ条件で項目に「ワークフローのステータス」を選び、演算子（＝ / ≠）とステータスを指定してください。 複数のステータスを許すときは、フィルタの結合を「いずれか一致（OR）」にして条件を並べます。 なおカンバンビューは保存されたフィルタを読まない設計のため、カンバンでステータスごとに見せるときは従来どおり列の分類にステータスを使ってください。

「自分の作業」フィルタ: ワークフローを有効にしたアプリのレコード一覧 / カンバン / スプレッドシートには「自分の作業」ボタンが表示されます。 オンにすると、今あなたが処理すべき未完了のレコードだけに絞り込めます。具体的には、あなたが作業者に指定されている / 指定されたグループ・組織のメンバーである / レコード作成者である / 担当者フィールドの値があなたであるレコードが対象です（完了ステータスや「誰でも」のステータスは含まれません）。 ボタンには該当件数のバッジが表示され、ステータスを遷移するとリアルタイムに更新されます。

一覧でレコードを複数選択すると、画面下のアクションバーに「 ステータス遷移」ボタンが表示されます。 選択したすべてのレコードに共通する遷移だけが候補として表示されるため、まとめて承認や差し戻しができます。

• 共通遷移がない場合（=各レコードの現在ステータスがバラバラで重なる遷移がない場合）はメニューが空表示になります
• 1 件失敗しても残りは続行され、結果は「N 件成功 / M 件失敗」として通知されます
• 1 回の操作で最大 200 件まで処理できます

カンバンボードでステータスを進める

ボードビュー（カンバン）のグループフィールドで「ワークフローステータス」を選ぶと、 列がワークフローのステータスになり、カードを別ステータスの列へドラッグすると確認ダイアログが開き、確定でステータス遷移できます。 営業案件のパイプラインやタスクの進捗を、ドラッグ操作で直感的に進められます。

• 許可された遷移のみ: ドラッグ先がワークフロー定義で許可された遷移で、条件・権限を満たす場合だけ移動できます。許可されない移動は元の列に戻り、メッセージが表示されます
• 確認ダイアログ・コメント: カードを別ステータスへ移すと必ず確認ダイアログが開きます。ダイアログには現在のステータス → 移行先のステータスが表示され、コメント（任意）を入力できます。作業者が「指定」で候補が複数いるステータスでは次の担当者を選べます（候補が 1 人なら自動で割り当て、候補がいない場合は担当者なしで遷移）
• 遷移時の通知・変更履歴・自動アクションは、レコード画面での遷移と同じように動作します
• 新規カードのクイック追加は初期ステータスの列でのみ可能です
• スマートフォンでは閲覧のみ（移動は PC またはレコード画面から）。列内の手動並び替えは無効です
• 設定手順の詳細は「ボードビュー」のヘルプを参照してください

管理者による強制ステータス変更

承認者の長期不在 / 退職 / 誤遷移などの救済操作として、アプリ管理者は通常の遷移ルールや作業者制約を無視して任意のステータスに直接変更できます。 履歴には [管理者強制] プレフィックス付きで記録され、誰がいつ何のために強制変更したかが残ります。

ワークフロー有効化前に作成されたレコードや移行漏れなどでステータスが未設定のレコードでは、同じ場所に「管理者: ステータスを割り当て」が表示され、任意のステータスを新規に割り当てられます（記録のされ方は強制変更と同じです）。

• アプリ管理権限を持つユーザーのみが操作可能です
• 遷移ルール / 作業者認可 / 遷移条件をすべてバイパスします（フィールド値の遷移条件も評価しません）
• 新しい作業者の指定も可能です（テナント内のアクティブユーザーであることが検証されます）

管理者による担当者の再割り当て・解除

ステータスはそのままに、レコードの作業者だけを別のメンバーに付け替えたり（再割り当て）、未割り当てに戻したり（解除）できます。 担当者の退職・異動や、指名された作業者が動けないときの救済操作です。レコード詳細のワークフロー操作パネル（管理者のみ表示）から行います。

• アプリ管理権限を持つユーザーのみが操作可能です
• 再割り当て: テナント内のアクティブなメンバーから選んで作業者に設定します（現ステータスの作業者候補に限定されない＝管理者オーバーライド）。指定された人に通知が届きます
• 解除: 作業者を未割り当てに戻します。以降はそのステータスの作業者ルール（例:「指定」グループの全員、または「誰でも」）に従って操作できます
• ステータスは変わりません。履歴には「担当者変更」「担当者解除」として記録されます
• 現在の作業者は、レコード詳細・レコード一覧・スプレッドシートの「作業者」で確認できます

遷移条件（オプション）

フィールドの値に基づいて、遷移の実行を制限できます。条件を複数設定した場合は、すべてを満たしたときのみ遷移できます。

使用できる演算子:

• = / != / > / >= / < / <=: 値の比較（数値・文字列）
• 含む / 含まない: 部分文字列の判定
• いずれかと一致 / いずれとも不一致: カンマ区切りで指定した複数の値のいずれかと一致するか（チェックボックスなど複数選択フィールドにも対応）
• 空 / 空でない: 値の有無だけを判定（値の入力は不要）

子の遷移（紐づくレコードをまとめて動かす）

遷移に「子の遷移」を設定すると、そのレコードを参照している別アプリのレコードを、 同じ操作でまとめて動かせます。ルックアップで紐づけた親子関係がある場合の、親側からの一括操作です。

• 代表的な使い方は取消です。たとえば複数の伝票をまとめた「支払バッチ」を取り消すと、 紐づいていた伝票をすべて「確定待」へ戻し、支払バッチへの紐づけを空にできます
• 設定するのは 4 つ ― 対象アプリ / 紐づけに使うルックアップ項目 / 対象レコードの遷移先（任意）/ 紐づけを空にするか
• 紐づけに使えるのは、対象アプリ側にある、このアプリを参照しているルックアップ項目です
• 設定するには、対象アプリの管理権限が必要です。実行する人には対象レコードの編集権限が必要です

全部動くか、何も起きないかのどちらかです。紐づくレコードのうち 1 件でも遷移できない・書き込めないものがあると、 この遷移自体が取り消されます（「取り消したのに伝票が残っている」状態を作らないため）。

• 1 回に動かせる紐づくレコードは合計 100 件までです（設定を複数置いた場合も合計で数えます）。 超える場合は実行を中止するので、対象アプリ側で個別に処理してください。 一覧からの一括遷移では、子の遷移が付いた遷移は 1 回に 20 件までしか処理しません
• 対象アプリがメンテナンス中・復元中・フィールドコード変更中のときは実行できません。 また、紐づくレコードの中に閲覧権限が無いものがあると実行を中止します
• 伝播は 1 段までです。子として動かされた遷移に「子の遷移」が設定されていても、 そこからさらに先へは伝播しません
• テストレコードと本番レコードは混ざりません（本番のレコードの操作は本番の紐づくレコードだけを動かします）

活用例

注意事項

• ワークフローを有効にすると、レコード一覧 / スプレッドシートにステータスと作業者の列が自動で表示され、フィルタからステータス絞り込みが可能になります
• 遷移ルールが定義されていないステータス間は遷移できません（明示的にルールを作る必要があります）
• 完了ステータスからの遷移ルールを設定すれば、差し戻しフローを作れます
• ステータスの削除は、そのステータスのレコードがない場合のみ可能です
• 「全員の承認が必要」モードのステータスでは、対象作業者全員が承認するまで次のステータスに進みません
• 「次のユーザーから作業者を選択」モードのステータスへ遷移するときは、次の作業者を候補から必ず 1 人選びます（選んだ人だけがそのステータスを操作できます）
• 「直前のアクションの実行者」を作業者にすると、申請者と承認者の往復フロー（差し戻し時に申請者へ戻す等）を簡潔に表現できます
• 救済が必要な場合はアプリ管理者が「強制ステータス変更」で任意のステータスに直接変更できます（履歴に残ります）

AI で作成・編集

ワークフロー設定画面のツールバーにある「AI アシスタント」ボタンから、日本語の指示だけでステータス・遷移ルールの設定案を AI に作らせられます。 まっさらな状態からの新規作成だけでなく、「差し戻しを追加して」のように既存のワークフローへの追加・変更を指示することもできます。

• 指示例: 「申請 → 上長承認 → 完了 のフローにして。承認は差し戻しあり、完了後は編集禁止」のように、ステータスの流れと編集・削除の保護をまとめて伝えられます
• 生成された設定案はチャット内のプレビュー（ステータス / 遷移ごとに追加・変更・削除を色分け表示）で確認してから「取り込む」でエディタに反映されます。反映されるのはエディタ上の状態だけで、「保存」ボタンを押すまでは実際の設定には反映されません
• 「取り込み前に戻す」で、取り込み前のエディタの状態に戻せます
• 担当者や追加の実行者に特定のユーザー・グループ・組織を指定する設定は AI では作成できません（実在確認ができないため）。取り込み後、プレビューに「担当者を選択してください」という専用の案内が表示されるので、対象のステータスで画面から手動で選択してください。担当者を「フィールドから取得」にする設定（フォーム上のユーザー選択フィールドの値を使う）は AI でも作成できます
• 遷移に追加の実行可能ユーザー（ユーザー・グループ・組織）を指定する設定も同様に AI では作成できません。該当箇所は「AI が扱えない指定」として案内されるので、取り込み後に画面から手動で選択してください。すでに設定済みの実行可能ユーザーは、AI が遷移の他の設定を変更しても保持されます
• 遷移条件で使うフィールドは、フォームに実在するフィールドの中から AI が選びます。存在しないフィールドを条件に使おうとした場合は、その条件だけが除外されます（同じく「AI が扱えない指定」に表示）。ユーザー・組織・グループ選択フィールドを条件に使う場合は「空」「空でない」のみ判定できます（値の比較には実在確認ができないため）
• 提案を確認している間にエディタの内容を編集すると、その提案は取り込めなくなります（内容が古くなったため）。再度指示を送り直してください
• 利用できるのはアプリ管理者のみです（AI クレジットを消費します。1 回のリクエストにつき 50 クレジットを仮確保し、実際の消費量で精算されます）