ワークフロー

ワークフロー機能を使うと、レコードにステータスを設定し、承認・差し戻しなどの業務フローを管理できます。 ステータスの遷移ルール / 作業者 / 遷移条件 / フィールド権限を組み合わせることで、業務プロセスを精密に制御できます。

基本の設定

ワークフローの有効化

ドロップダウンやラジオボタンの項目で状態を管理しているアプリで、その値をステータスへ引き継ぎたいときは、有効にする前に移行してください。有効にすると、項目の値から移す対象がなくなります。手順は「ドロップダウン / ラジオボタンのフィールドとの相互移行」を参照してください。

アプリ設定の「ワークフロー」タブでワークフローを有効にします。

既存のレコードに後から入れるとき

ワークフローを有効にして保存すると、ステータスの無い既存のレコード（ゴミ箱のレコードを含む）すべてにステータスが設定されます。対象がある場合は保存の前に件数が表示され、設定するステータスを選べます（既定は初期ステータス）。この設定では通知やレコードの履歴は作られず、設定の監査ログに 1 件記録されます。以前に有効だったワークフローを有効に戻した場合、以前のステータスを持つレコードはそのままで、無効の間に作ったレコードなどステータスの無いレコードだけが対象になります。一度に設定できる件数には上限があり、超える場合は保存できません。

自分の作業に出す項目

有効化のスイッチの下の「自分の作業に出す項目」で、「自分の作業」の画面の各行に要約として出す項目を選べます（アプリの管理者が設定します）。 たとえば経費の申請なら「金額」「支払先」を選ぶと、承認する人は詳細を開かずに一覧で内容を確かめられます。選んだら画面の上の「保存」で保存します。

• 選べるのは最大 3 つまでで、選んだ順に「ラベル: 値」の形で並びます（選んだ項目の横に順番の数字が出ます）
• 選べる種類: テキスト・数値・計算・日付・日時・ドロップダウン・ラジオボタン・チェックボックス・複数選択・ユーザー選択・組織選択・グループ選択・参照値。候補に出るのは、フォームの最上位にあるこれらの種類の項目だけです
• ルックアップ・関連レコード集計・テーブル・添付ファイル・リッチテキスト・文字列（複数行）・リンクなど、上にない種類は選べません（表示に別のアプリの読み込みが要る・長い文になるため）
• 選んだ項目を削除した・選べない種類に変えたときは、その項目は要約に出なくなります（エラーにはなりません。設定画面の候補からも消えます）。項目コードを変えたときは、設定も新しいコードに付いていきます
• 値は、見ている人の項目の権限で見せない項目なら「—」と出ます。選択肢の項目はラベルで出ます

ステータスの設定

業務の各段階に対応するステータスを定義します。作成後もステータスの名前と色は、一覧の鉛筆アイコンからいつでも変更できます。名前を変更しても、進行中のレコードや過去の履歴には影響しません。上下の矢印ボタンで並び順も変更でき、カンバンの列やフローチャートの表示順に反映されます。

ステータスと遷移ルールのカードは、画面を開いたときは閉じていて、名前の行を押すと開きます。開くと設定が「基本」「作業者と承認方式」「保護」「滞留の通知」(遷移ルールは「条件」「実行できる人」「実行したときの動き」) のまとまりに分かれていて、閉じたままでも見出しの横の札で設定の中身が分かります。 「すべて開く」「すべて閉じる」でまとめて開閉でき、新しく足したステータス・遷移ルールは開いた状態で現れます。保存に失敗したときは、原因を探せるように全部のカードが開きます。

• 「初期」「完了」は、新規に追加するステータスだけでなく既存のステータスでも後から変更できます
• 「初期」は常に1つだけ指定できます。別のステータスの「初期」をONにすると、元のステータスの「初期」は自動的にOFFになります（「完了」は複数指定可）

ステータスごとに「承認ルートの名前」（50 文字まで）を入れられます。名前を入れたステータスだけが、レコード画面の「承認ルート」の欄に段として出ます。 段の並びは、ステータスの並び順のとおりです。承認の途中のステータスにだけ名前を入れ、「申請中」や「完了」などは空のままにします。 設定できるのはアプリの管理者です。

ステータス遷移の設定

どのステータスからどのステータスに変更できるかを遷移ルールとして定義します。 遷移ルールの並び順は、レコード画面に表示される遷移ボタンの並び順にそのまま反映されます。 各ルール右上の上下ボタンで並び替えられるので、よく使うアクションを上に配置してください。

フィールドで指定する実行者について

• 選べるのは、ユーザー選択・組織選択・グループ選択フィールドと、参照元をたどった先がユーザー選択フィールドになっている参照値フィールドです（候補には「(参照値)」と付いて出ます）。たとえば申請アプリが社員番号のルックアップで社員マスタを参照し、社員マスタの「対応ユーザー」を参照値で持っていれば、「その社員本人が実行できる」を設定できます
• 参照値は、参照元（社員マスタなど）の変更に少し遅れて追随します（ふだんは 1 分ほど。大きな取り込みの直後などは、数分かかることがあります）。届くまでは、変更前の人が実行できます。参照値が空のレコードでは、この指定では誰も実行できません
• 参照値の元になっているフィールド・参照先のアプリを削除する、種類を変える、参照先を別のアプリへ付け替えると、この指定では誰も実行できなくなります（参照を元どおりたどれる状態に戻すと、また働きます。参照先のアプリをゴミ箱から戻したときは、レコードの計算し直しが自動で始まります）
• 指定しているフィールドを削除しても、この指定は残ります。フィールドが無い間は、この指定では誰も実行できません（遷移元ステータスの作業者や、ほかの追加の実行者は今までどおり実行できます）。同じフィールドコードでフィールドを作り直すと、また働きます

コメント必須と押せない人

• コメント必須: オンの遷移は、コメントが空（空白だけも含む）のままでは実行できません。レコード画面のダイアログ・一覧の一括操作・カンバン・メールと一緒に実行するアクションのいずれも、コメント欄が必須の表示になります。一括操作では、遷移を選ぶと実行の前にコメントの入力画面が開きます。選んだ遷移のどれかが必須なら入力が必須で、そうでなければ任意です（入力したコメントは全行に共通で記録されます）
• 子の遷移の連動と、一括アクションの子の遷移は、親の操作にコメントを書く場が無いため、コメント必須の対象外です。出力専用の遷移にはコメント必須を設定できません
• 押せない人: 指定に当てはまる人は、遷移元ステータスの作業者や追加の実行者に含まれていても、その遷移を実行できません。担当者として指名された本人も同じです。該当する遷移のボタンは出ず、レコード画面に「設定により、あなたが行えない操作があります」と表示されます（ほかに押せる遷移があっても表示されます）
• 押せない人がフィールドで指定されていて、そのフィールドが参照値のときは、参照元のレコードの今の値でも判定します（参照値の更新がまだ反映されていない間に、新しく該当した人が実行できないようにするためです）
• 指定に使える種類は、レコードの作成者・フィールド（ユーザー / グループ / 組織の選択、または本人に使える参照値）・ユーザー・グループ・組織です。たとえば「申請者」のフィールドを指定すると、申請者は自分の申請を承認できなくなります
• 指定したフィールドを削除したとき: 禁止が黙って消えないよう、その遷移は誰も押せなくなります。設定画面では、使えなくなった指定が赤で表示されるので、消すか別のフィールドに直してください。同じコードでフィールドを作り直すと、また働きます。フィールドの削除や種類の変更の画面では、この影響は予告されません。レコード画面には「設定に問題があり実行できない操作があります。管理者に連絡してください」と表示されます
• 全員の承認が必要なステータスから出る遷移には、押せない人を設定できません。必須の承認者が押せなくなると、承認が進まなくなるためです。押せない人を外すか、承認の方法を変えてください
• 止まったときの出口: 押せる人が誰もいなくなったレコードは、管理者が強制ステータス変更で進めるか、担当者の再割り当てで別の人に付け替えます。たとえば申請者が承認者を兼ねていて自分の申請を承認できない場合は、管理者が承認者を付け替えてください。承認を自動で飛ばすことはしません

担当者の設定

各ステータスに担当者（処理者）を設定できます。担当者が設定されたステータスに遷移すると、担当者に通知が送信されます。

「フィールドから取得」で使えるフィールド

• 使えるのはユーザー選択フィールドだけです。組織選択・グループ選択・参照値のフィールドは使えません（組織やグループを作業者にするときは「指定ユーザー / グループ / 組織」を使います。参照値で人を決めたいときは、遷移の「追加の実行者」の「フィールドで指定」を使います）
• 作業者に使っているフィールドは、フィールドの種類を変えられません。変えようとすると、どのステータスが使っているかを示すエラーになります。先にワークフローの設定で、そのステータスの作業者を別のフィールドか別の決定方法に変えてください
• 作業者に使っているフィールドを削除すると、そのステータスの作業者は「誰でも」に戻ります。同じフィールドコードでフィールドを作り直しても、作業者の設定は戻りません（ワークフローの設定で、もう一度「フィールドから取得」を選び直してください）。フィールドを消す前に、作業者の設定を見直すことをおすすめします

処理方法 (誰か 1 人・全員・次の作業者を選ぶ)

作業者が「指定」のステータスでは、処理方法を「誰か1人」「全員」「次のユーザーから作業者を選択」の 3 つから選択できます。「全員」は対象作業者全員が承認するまで次のステータスに進みません。「次のユーザーから作業者を選択」は、遷移するときに次の作業者を候補から必ず 1 人選んで引き継ぎます（選んだ 1 人だけがそのステータスを操作できます。候補が 1 人なら自動で割り当て）。

ステータスごとの保護設定

各ステータスには、そのステータスにあるレコードへの編集・削除の制限を設定できます。 確定した申請の改ざんや、完了済みデータの誤削除を防ぐための機能です。

「自動」を選んだ場合、次の規則でそのつど実効値が決まります（他のステータス設定を変えるとヘルプ文の実効値表示も自動で追従します）。

つまり既定の挙動は「完了ステータスのレコードは編集ロック・直接は削除不可」で、明示的に上書きしない限り変わりません。

• ロック（編集）: アプリ管理者を含む全員が編集できません。編集したい場合は、アプリ管理者が「強制ステータス変更」（パスワードの再入力＝再認証が要ります）で一旦別のステータスへ差し戻してから編集します
• 作業者のみ: そのステータスの現在の作業者だけが編集できます（アプリ管理者もこの制限を受けます）。管理者が編集したい場合は、下記の「担当者の再割り当て」で自分（または編集させたい人）に付け替えるか、「強制ステータス変更」で一旦別のステータスへ動かしてから編集します
• 削除の「保護（直接は削除不可）」は、アプリ管理者を含め全員が直接は削除できません（暗黙のバイパスはありません。レコードのデータはアクセス権に従います）。削除したい場合は、アプリの設定を管理でき、そのレコードを閲覧・編集できる人が「強制ステータス変更」で保護の無いステータスへ動かしてから削除します。「ロック（全員削除不可）」を明示的に選んだ場合も同様に、アプリ管理者を含む全員が直接削除できません（締め済みの給与データなど、二度と削除してはいけないレコードに使います。解除にはステータスを動かす必要があります）
• この保護は、レコード詳細画面での編集・削除だけでなく、一括更新・スプレッドシートでの一括保存・CSVインポート・一覧のスキャン更新アクション・かんばんボードのドラッグ操作・変更履歴からのロールバック・帳票への保存など、レコードを書き換えるすべての操作に一律で適用されます
• ワークフローが無効化されている間は、ステータスの保護設定は一切適用されません（有効化すると再び適用されます）
• アプリ権限・レコード権限で元々許可されていない操作は、保護設定を「制限なし」にしても許可されません（この保護は既存の権限をさらに狭めるためのものです）
• 作業者がピン留めされたレコードでは、誰でも編集可のステータスでもピン留めされた作業者のみ編集可です（従来どおり）。 遷移時に「次のユーザーから作業者を選択」で特定の人を選んだ場合や、作業者を手動で割り当てた場合がこれにあたります。 「制限なし」を明示的に選んだ場合はピン留めより優先され、誰でも編集できます

ステータス毎のフィールド権限

各ステータスで「どのフィールドを閲覧 / 編集できるか」を制御できます。 通常のフィールド権限 (アプリ設定 → 権限) はユーザー / グループ / 組織ベースで「常に」適用されますが、 こちらは レコードの現在ステータスによって動的に切り替わるのが特徴です。

設定画面は 2 つの表示を切り替えられます。「一覧」はフィールド × 全ステータスのマトリクスで、各セルに 編集可 (鉛筆) / 閲覧のみ (目) / 非表示 のアイコンが並ぶため、設定漏れの横断チェックに便利です。セルをクリックすると 3 択（編集可 / 閲覧のみ / 非表示）が表示され、その場で権限を変更できます（変更は下部の保存バーで確定します）。3 択の下の「このステータスのフィールド権限をまとめて編集」から、従来どおりステータス単位の編集画面にも移動できます。「ステータスごとに編集」では、選んだステータスの閲覧 / 編集をチェックボックスで設定します。

• 「閲覧」を外すと「編集」も自動的に外れます（見えないフィールドは編集できないため）
• 未設定のフィールドはデフォルトで閲覧・編集の両方が可能です
• 通常のフィールド権限と AND で評価されます（通常権限で見えないフィールドは、ワークフローで「見える」にしても見えません）
• 「閲覧」を外すと、アプリの管理者にも表示されません。そのステータスのレコードでは、管理者を含む全員に値が表示されません（その項目を使う計算項目の値も表示されません）
• いずれかのステータスで「閲覧」を外した項目は、検索・絞り込み・並べ替え・集計に使えません（そのステータスのレコードかどうかに関係なく、アプリの管理者も含めて使えません）。一覧・グラフ・書き出しの条件や、グラフの分類軸にこの項目を使っている場合は見直してください。詳しくは「閲覧が制限された項目」を参照してください

遷移条件（オプション）

フィールドの値に基づいて、遷移の実行を制限できます。条件を複数設定した場合は、すべてを満たしたときのみ遷移できます。

使用できる演算子:

• = / != / > / >= / < / <=: 値の比較（数値・文字列）
• 含む / 含まない: 部分文字列の判定
• いずれかと一致 / いずれとも不一致: カンマ区切りで指定した複数の値のいずれかと一致するか（チェックボックスなど複数選択フィールドにも対応）
• 空 / 空でない: 値の有無だけを判定（値の入力は不要）

参照値（ルックアップ元アプリの値をコピーした項目）を条件に使う場合、 判定には参照元レコードの最新の値を使います。参照元レコードが削除されている・ 複数該当して参照先が一意に決まらない場合は、その条件は不成立として扱われます。

計算の項目を条件に使う場合、判定には遷移の時点で計算し直した値を使います （同じ操作の中で直した値・変えたアプリ定数・参照元の最新の値・今日の日付が反映されます）。 存在しない項目・定数を指す式や、レコードの値によって計算できない式があるとき（無関係な計算の項目の式でも同じです）は、 計算の項目を条件や値の写し元に使う遷移は実行できません（アプリの管理者が計算式を直すまで）。

日付項目の条件値には、固定の日付（YYYY-MM-DD）に加えて、$TODAY()（今日）・$DAYS_AGO(n)（n 日前）・$DAYS_LATER(n)（n 日後）という動く値も指定できます（n は 0〜3650、 「今日」は管理者が「システム管理」→「基本設定」で設定したタイムゾーンで判定します。見る人やブラウザーのタイムゾーンは使いません）。日時項目には使えません。

項目の候補の最後にある「直前の遷移の必須の通知」を選ぶと、フィールドの値ではなく、このレコードの直前の遷移（ステータスを動かした最後の遷移）で送った必須の通知（通知ルールで「必須」にしたもの）が届いたかどうかを条件にできます。たとえば「回答を依頼する」で本人へ必須の通知を送り、 「みなし承諾にする」に「直前の遷移の必須の通知 = 届いた」を付けると、依頼の通知が届いていないレコードはみなし承諾へ進めません。 演算子は「=」と「!=」だけで、値は次の 4 つです。

• 届いた: 必須の通知が宛先全員に届いた
• 未処理: 遷移の後の通知の処理がまだ終わっていない（少し待ってから画面を再読み込みしてください）
• 失敗: 宛先の欄が空だった・宛先がアプリの閲覧権限を失っていた、など届かなかった宛先がある。通知が全員に届いていても、同じ遷移の後続の処理（Webhook・自動アクションなど）が再試行しても失敗し続けた場合は「失敗」になります（届いたかを確かめられないため、みなし承諾などを止める側に倒します）
• 必須の通知なし: 直前の遷移に必須の通知ルールが当たらなかった（まだ一度も遷移していないレコードと、直前の遷移が管理者による強制ステータス変更だったレコードを含む）

全員承認のステータスで途中の人が承認しただけ（ステータスが動いていない）の操作や、担当者の付け替えは「直前の遷移」に数えません。 また、テストレコードは通知を送らないため、テストレコードでは遷移の後の処理が終わるまでは「未処理」、終わった後は「必須の通知なし」になります（「= 届いた」を条件にした遷移はテストレコードでは実行できません）。

値の割り当て（オプション）

遷移が成立したときに、そのレコード自身の項目へ値を書き込む設定です。 「承認」で承認日時を記録する、「差し戻し」で担当欄を空にする、といった用途に使えます。 1 つの遷移につき最大 20 項目まで設定でき、同じ項目を 2 回以上指定することはできません。

• 固定値: あらかじめ指定した値を書き込みます（文字列・数値・日付・日時・ドロップダウン等の選択肢系の項目に対応）
• 空にする: 項目を空にします。ただし必須項目には設定できません
• 遷移した日時: この遷移が成立した日時を書き込みます（日付・日時の項目のみ。年のみ / 年月のみの入力方式の日付項目には設定できません）
• 遷移を行った人: この遷移を実行した人を書き込みます（複数選択を許さない、ユーザー選択項目のみ）
• 別の項目の値を写す: 遷移した時点のこのレコードの別の項目の値を書き込みます (写し元が計算の項目なら、遷移の時点で計算し直した値)。写せるのは同じ種類の項目、または数値の項目へは結果が数値の計算の項目です。写し元の項目を実行した人が閲覧できるかは問いません（どの項目からどの項目へ写すかは管理者の設定です）

状態の編集の制限や表示の条件に関係なく書き込みます。ステータスの編集制限（作業者のみ編集可 / ロック）がかかっていても、フィールドの表示条件で 隠れている項目であっても、この設定に従って値が書き込まれます。ただし、管理者による「強制ステータス変更」では実行されません。

その遷移を実行できる人が、そのまま値を書き込む人になります。書き込みに使うのは遷移の権限で、実行した人の項目のアクセス権やレコードの編集権限は問いません （たとえば「回答者」の項目を編集できない本人でも、「回答する」遷移を実行すれば、割り当てで回答者の欄に値が入ります）。 「遷移を行った人」には、遷移を実行した（ボタンを押した）人が入ります。

• ただしステータスごとの項目の権限は効きます。遷移元のステータスで編集できない項目への割り当てがあると、 遷移ごと失敗します
• 割り当ての設定を変更できるのは、ワークフローを設定できるアプリの管理者だけです。誰に何を書かせるかは、遷移を実行できる人（作業者・追加の実行者）の設定とあわせて決めてください

入力ルールの「カスタムバリデーション」は、通常の保存と同じように働きます。書き込んだ後のレコード全体（割り当てない項目の値も含む）がカスタムバリデーションの条件に該当する場合は、 遷移ごと取り消され、そのメッセージが表示されます。 一方、入力ルールの「自動入力」は割り当てでは動きません（割り当ては遷移に設定した値をそのまま書き込むためです）。

日々の操作

レコード画面でのワークフロー操作

ワークフローが有効なアプリでは、レコード詳細画面にステータスと遷移ボタンが表示されます。

自分が実行できない遷移（作業者・実行者に含まれない遷移）のボタンは表示されません。 表示されるのは自分が実行者に含まれる遷移で、そのうち条件を満たさないものは押せない状態で出ます。条件を付けた遷移は、条件を満たさないときもボタンが表示されます（押せない状態でグレーアウトし、 隣のアイコンに理由が出ます）。行き先ごとに遷移を分けている場合は、同じ名前のボタンが複数並び、条件を満たす 1 つだけが押せる形になります。たとえば「金額が大きければ二次承認へ、 そうでなければ経理へ」を 1 つの「承認」という名前で作ると、承認者の画面には「承認」が 2 つ並びます。 利用者に迷わせたくない場合は、遷移の名前に行き先を含める（「承認（二次承認へ）」）か、 名前を分けずに運用でマニュアルへ明記してください。 押せない理由の条件に、見ている人が閲覧できない項目を使った条件が含まれる場合は、条件の内容は表示されず「表示できない条件があります」と表示されます。 理由の文に出る項目の値は、選択肢の項目では内部の値ではなく表示名で出ます。

• 遷移ルールで許可されたボタンのみが表示されます
• ボタンをクリックするとコメント入力画面が表示されます（コメント必須の遷移では入力が必須です）
• ステータス変更は変更履歴に自動記録されます
• 担当者が設定されている場合、遷移時に通知が送信されます

承認ルートの欄と進み具合の列

承認ルートの名前が設定されたアプリでは、レコード画面のステータスの上に「承認ルート」の欄が出て、今どこまで進んでいて、このあとどの段を通るかが見えます。右上の「2/4」は、全 4 段のうち 2 段目までという意味です。

• ✓ 済み: 終わった段。承認した人と日時が出ます
• ● 今の段: いま確認中の段。担当者が出ます
• ○ この後の見込み: これから通る段。担当者が決まっていれば出ます

「見込み」とは: 今保存されている内容で遷移の条件を判定した場合の、このあとの道すじです。たとえば金額が大きいときだけ二次承認が入る設定なら、金額を直して保存すると、この後の段も変わります。 編集中の（まだ保存していない）入力では変わりません。 条件の判定に使う値が見えない項目だったり、先の段を決められなかったりするときは、「この先は確定していません」と出て、そこから先の段は表示されません。

差し戻した場合は、やり直しになった段から出直しになり、前に済んだ印は残りません。最後に承認・否認などで終わったときは、段の最後に「結果」が出ます。 管理者がステータスを強制的に変更した場合は「管理者が変更」と表示されます。担当者の名前は、見ている人が閲覧できる範囲だけが出ます。 段が多いときは、済んだ段が「済み 5 段」と 1 行にまとまり、押すと開きます。

一覧画面にも、ステータスの隣に「進み具合」の列が出ます（承認ルートの名前があるアプリの表の表示のみ）。丸の並びと「2/4」で進み具合が分かり、「2/4+」は先に確定していない段があることを表します。終了したレコードの欄は空です。

一覧画面でのステータス表示と一括操作

ワークフローを有効にしたアプリでは、レコード一覧 / スプレッドシートに「ステータス」「作業者」列が自動で表示され、検索バーのフィルタからステータスで絞り込めます。

ビューに保存するステータス絞り込み: 検索バーのステータス絞り込みはその場限り（画面を離れると元に戻ります）です。 「承認済みだけを表示する一覧」のようにビューとして固定したい場合は、ビュー設定（歯車アイコン）のフィルタ条件で項目に「ワークフローのステータス」を選び、演算子（＝ / ≠）とステータスを指定してください。 複数のステータスを許すときは、フィルタの結合を「いずれか一致（OR）」にして条件を並べます。 なおカンバンビューは保存されたフィルタを読まない設計のため、カンバンでステータスごとに見せるときは従来どおり列の分類にステータスを使ってください。

「自分の作業」フィルタ: ワークフローを有効にしたアプリのレコード一覧 / カンバン / スプレッドシートには「自分の作業」ボタンが表示されます。 オンにすると、今あなたが処理すべき未完了のレコードだけに絞り込めます。具体的には、あなたが作業者に指定されている / 指定されたグループ・組織のメンバーである / レコード作成者である / 担当者フィールドの値があなたであるレコードが対象です（完了ステータスや「誰でも」のステータスは含まれません）。 ボタンには該当件数のバッジが表示され、ステータスを遷移するとリアルタイムに更新されます。 このボタンは開いているアプリの中だけの絞り込みです。全部のアプリの作業をまとめて見るときは、サイドバーの「自分の作業」を使います（「自分の作業」の画面）。 2 つは数え方が少し違います。「全員」の処理方法のステータスで自分がもう承認したレコードはサイドバーの画面には出ず、作業者が「直前のアクションの実行者」のステータスのレコードはサイドバーの画面にだけ出ます。

一覧でレコードを複数選択すると、画面下のアクションバーに「 ステータス遷移」ボタンが表示されます。 選択したすべてのレコードに共通する遷移だけが候補として表示されるため、まとめて承認や差し戻しができます。

• 共通遷移がない場合（=各レコードの現在ステータスがバラバラで重なる遷移がない場合）はメニューが空表示になります
• 遷移の条件を満たしていないレコードがあるときは、メニューの遷移の下に、満たしていない件数と条件が表示されます。選んだレコードがどれも条件を満たしていない遷移は選べません。一部だけ満たしていないときは選べて、満たしているレコードだけが遷移します（100 件までの選択のとき）
• 1 件失敗しても残りは続行され、結果は「N 件成功 / M 件失敗」として通知されます。先頭の失敗の理由も表示されます
• 選んだレコードが 100 件までなら、その場で処理します。100 件を超えるとき・絞り込みに一致する全件を選んだときは、下の「絞り込みに一致する全件をまとめて変更する」の流れになります

絞り込みに一致する全件をまとめて変更する: 一覧で表示中のページのレコードをすべて選ぶと、表の上に「このページの N 件を選んでいます。」と、 「この絞り込みに一致する M 件をすべて選ぶ (ステータスの変更)」が表示されます。 押すと、ページをまたいで絞り込み・キーワード検索・ステータスの絞り込みに一致するレコード全部（最大 10,000 件）が対象になり、「ステータス遷移」ボタンから確認の画面（「ステータスをまとめて変更」）が開きます。

• 確認の画面には、対象の件数・ステータスごとの件数・実行できる遷移が表示されます。対象は実行したときの絞り込みの結果で決まり、その後に作られたレコードは含まれません
• ステータスの無いレコードは「ステータスなし: N 件」として数えられます。これらは変更できず、失敗として残ります
• 100 件を超えると、裏で 1 件ずつ処理します。画面を閉じても処理は続き、一覧の上の「ステータスの一括変更を実行中です」から進み具合を見られます
• 同じアプリで、あなたが始めた一括変更がまだ終わっていない間は、100 件を超える変更や、絞り込みに一致する全件をまとめて変更する流れをもう 1 つ始められません。エラーが表示され、実行中の一括変更の進み具合が開きます（選んだ 100 件以下のレコードの変更はこれまでどおり行えます）
• 各レコードは 1 件ずつのステータス遷移と同じに扱います（作業者・遷移の条件・閲覧の権限をその時点で確かめ、通知・Webhook・転記・遷移で項目に入れる値も同じ）。実行できないレコードは「変更できなかったレコード」に残り、ほかのレコードは続けます
• 途中で実行した人のアプリの編集の権限が外れた・メンバーでなくなった・アプリが書き込めない状態になったときは、それ以降のレコードを変更せず、変更できなかったレコードとして残します
• 「中止する」を押すと、処理中の 1 件が終わったところで止まります。変更済みのレコードは元に戻りません。残りのレコードは変更されないままです
• 進み具合は「遷移」と「通知」を分けて表示します。通知は遷移の後に順に送られるので、遷移が終わってから少し遅れて完了します
• 変更できなかったレコードの一覧では、その時点で閲覧できないレコードは「閲覧できないレコード」とだけ表示され、番号や理由は表示されません
• 進み具合・中止・変更できなかったレコードの一覧は、一括変更を始めた人の画面（一覧の上の表示）から開けます
• 処理が異常終了して途中で止まったときは、始めた人の一覧の上に「ステータスの一括変更が途中で止まりました」と表示されます。「開いて再開する」から進み具合を開き、「再開する」を押すと、残りのレコードから続けます（変更は始めた人の権限で行われます）
• 子の遷移が付いた遷移は、100 件を超える変更・全件をまとめて変更する流れでは選べません（「子の遷移（紐づくレコードをまとめて動かす）」の節の上限を参照）。対象を 100 件以下に絞って実行してください
• 閲覧できない項目を使った絞り込み・サブテーブルの行を条件にする絞り込みでは、全件をまとめて変更できません（確認の画面でエラーになります）。10,000 件を超えるときは、絞り込みを狭めてから実行してください
• API・MCP からの一括ステータス変更は、1 回 100 件までです

カンバンボードでステータスを進める

ボードビュー（カンバン）のグループフィールドで「ワークフローステータス」を選ぶと、 列がワークフローのステータスになり、カードを別ステータスの列へドラッグすると確認ダイアログが開き、確定でステータス遷移できます。 営業案件のパイプラインやタスクの進捗を、ドラッグ操作で直感的に進められます。

• 許可された遷移のみ: ドラッグ先がワークフロー定義で許可された遷移で、条件・権限を満たす場合だけ移動できます。許可されない移動は元の列に戻り、メッセージが表示されます
• 確認ダイアログ・コメント: カードを別ステータスへ移すと必ず確認ダイアログが開きます。ダイアログには現在のステータス → 移行先のステータスが表示され、コメント（任意）を入力できます。作業者が「指定」で候補が複数いるステータスでは次の担当者を選べます（候補が 1 人なら自動で割り当て、候補がいない場合は担当者なしで遷移）
• 遷移時の通知・変更履歴・自動アクションは、レコード画面での遷移と同じように動作します
• 新規カードのクイック追加は初期ステータスの列でのみ可能です
• スマートフォンでは閲覧のみ（移動は PC またはレコード画面から）。列内の手動並び替えは無効です
• 設定手順の詳細は「ボードビュー」のヘルプを参照してください

「自分の作業」の画面（全部のアプリの作業をまとめて見る）

サイドバーの「自分の作業」を開くと、全部のアプリから、あなたが今の作業者で、あなたの番の処理が残っているレコードを 1 つの表に集めて出します。 承認待ち・確認待ちのレコードをアプリごとに開いて探さなくても、ここから順に片付けられます。ゲストも、ゲストスペースのアプリで作業者になっていれば使えます。

出るレコード

担当者の設定の決まり方のうち、次のどれかで今あなたが作業者になっているレコードが出ます（レコード画面の「現在の作業者」と同じ決まりで判定します）。

• 指定ユーザー / グループ / 組織: あなた自身、またはあなたが所属するグループ・組織が指定されているステータス
• レコード作成者: あなたが作ったレコード
• フィールドから取得: 指定のユーザー選択フィールドの値があなた
• 直前のアクションの実行者: 1 つ前のステータス遷移をあなたが行った
• 次の作業者として選ばれた・管理者に割り当てられた: 「次のユーザーから作業者を選択」で選ばれた、または管理者の担当者の再割り当てで割り当てられたレコード（作業者が「誰でも」のステータスでも出ます）。割り当てられた人が停止されたときは、そのステータスの担当者の設定に戻って判定します

次のレコードは出ません。

• 完了ステータスのレコード・ワークフローを無効にしたアプリのレコード・ゴミ箱のアプリやレコード
• 作業者が「誰でも」のステータスのレコード（割り当てられた人がいる場合を除く）
• 遷移の「追加の実行者」に入っているだけのレコード（作業者ではないため。各アプリの一覧・レコード画面から操作します）
• 処理方法が「全員」のステータスで、あなたがもう承認したレコード（あなたの番は済んでいるため。差し戻しなど別の操作をしたいときは、レコード画面から行えます）
• アプリのレコードを閲覧する権限が無い・行の権限でそのレコードを閲覧できない・メンテナンス中などでアプリの閲覧が止まっている（アプリの管理者には出ます）

作業者ではあるが、今押せる操作が無いレコードも出ます。操作の欄には押せない理由が出ます: 「この操作はあなたには押せない設定です」（押せない人）・「実行の条件を満たしていません」・「レコードを編集する権限がありません」・「この操作を押せる人に入っていません」。 行き先のステータスが「次のユーザーから作業者を選択」の操作は、この画面からは実行できず「次の担当者を選ぶ操作です。詳細から操作してください」と出ます（次の作業者はレコード画面で選びます）。

表の列と絞り込み

• アプリ: 上の「アプリ」で 1 つのアプリに絞れます。選択肢の横の数はアプリごとの作業の件数です。「12+」はそれ以上あるかもしれない、「1,000+」は 1,000 件を超えた、「—」は数えきれなかったことを表します（0 件ではありません）
• 並び: 「待ちが長い順」（既定。今のステータスに入ったのが古い順）と「新しい順」
• 1 回に出すのは 50 件までです。続きがあれば下に「続きを読む」が出ます。閲覧できないレコードが続いて、まだ 1 件も見つかっていないときは「まだ見つかっていません。「続きを読む」で続きを探します」と出ます — 押し続ければ後ろの作業に必ず届きます
• 「すべてのアプリを確認できませんでした。時間をおいて開き直してください」「時間がかかっています。時間をおいて開き直してください」が出たときは、表に出ていない作業があるかもしれません（「作業はありません」とは言いません）
• 表は開いた時点の権限と設定で作ります。開いたままの間に回ってきた作業は、開き直すか、操作の後の読み直しで出ます。続きを読む間に処理された・新しく回ってきたレコードは、ページの間で重なったり抜けたりすることがあります
• スマートフォンでは表がカードの並びになり、操作とコメントはカードの下に出ます

まとめて実行する

行の左のチェックで行を選ぶと、表の上に帯が出ます。帯のボタンは選んだ行で押せる操作の名前ごとで、括弧の数はその操作を押せる行の数です（例: 「承認 (12)」「差し戻し (12)」）。アプリをまたいでまとめて実行できます。

• ボタンを押すと確認の画面「「承認」をまとめて実行」が開き、対象の行（アプリ・タイトル・行き先）と行ごとのコメントの欄が並びます。表で書いたコメントは引き継がれます
• 上の「空の行にまとめて入れる」に書いて「入れる」を押すと、コメントが空の行だけに同じ文を入れます（書いた行はそのまま）
• コメントが必須の操作で空の行があると「コメントが必要な行のうち N 件が空です」と出て、「実行する」を押せません
• 次の行は対象外として確認の画面に分けて出ます: 1 つの行に同じ名前の押せる操作が 2 つ以上ある（行き先が条件で分かれている — 「同じ名前の操作が複数あります。詳細から操作してください」）・その行ではいま押せない・その行にその操作が無い
• 1 行ずつ独立に実行します。各行はレコード画面で 1 件ずつ押したときと同じに扱います（作業者・押せる人・押せない人・コメント必須・条件をその時点で確かめ、通知・変更履歴・自動の処理も同じ）。一部の行が失敗しても、ほかの行は進みます
• 結果: 成功した行は表から消えます。失敗した行は理由を行に出したまま残ります（「N 件を実行しました。M 件は実行できませんでした (理由は行に出ています)」）
• 一覧で見た後にレコードが変わっていたら、その行は実行しません（内容が書き換えられた・別の人がステータスを動かした・一度出たステータスに戻ってきた）。最新の状態を確かめてから、もう一度押してください
• 「時間内に終わりませんでした。もう一度押してください」の行は、実行を始めていません。もう一度押してください
• 「結果を確かめられませんでした。一覧を読み直します」の行は、通信の失敗などで実行されたかどうか分かりません。一覧を読み直して、表に残っていれば実行されていません（消えていれば実行されています）
• まとめて実行できるのは画面に出ている行だけです（絞り込みに一致する全件ではありません）。1 回の送信は 50 行ずつで、多く選んだときは 50 行ずつ順に送ります
• 子の遷移（紐づくレコードをまとめて動かす遷移）は、1 回の送信で 20 件までです。超えた行は「この操作は関連するレコードも動かすため…」の理由で残るので、もう一度実行してください

入口と件数

• サイドバーの「自分の作業」には件数の札が出ます（99 件を超えると「99+」。0 件・数えきれなかったときは札を出しません）。札の数は 1 分ほど前のものがありえます。操作をした後は読み直されます
• レコード画面を「自分の作業」から開くと、上に「自分の作業へ戻る」と「前の作業」「次の作業」が出ます（前後は今の表の並び）
• ポータルの「自分の作業」の部品は、同じ件数をアプリごとに出し、押すとそのアプリで絞った「自分の作業」の画面が開きます
• 止まっている申請を確かめる画面（ユーザーメニューの「止まっている申請」）は、滞留の通知の設定がある申請の一覧で、役割が違います

応用

滞留の通知

ステータスごとに「何営業日たっても進まない申請」を、作業者やエスカレーション先へ営業日の朝に知らせられます。設定はワークフロー設定画面の各ステータスの「滞留の通知」で行います。

• 日数はこのアプリの休日カレンダーの営業日で数えます。ステータスに入った日の翌営業日が 1 日目です。休日に「止まっている申請」を開いたときは、直近の営業日を基準に数えます
• 通知は営業日の朝 9 時（会社の時刻）に届き（アプリの休日カレンダーで休みの日は届きません）、レコードがそのステータスを出るまで続きます。1 人にまとめて 1 通で、「N 件（最長 M 営業日）」の形で知らせます
• 完了ステータスには設定できません
• 作業者が「誰でも」のステータスでは、作業者への通知は設定できません（エスカレーション先への通知は設定できます）
• 見つからない（削除された・停止中の）ユーザー・グループ・組織が「知らせる相手」に残っていると保存できません。外してから保存してください
• 承認方式が「全員の承認」のステータスでは、すでに承認した人には作業者としての通知は届きません（エスカレーション先にも指定されていれば、エスカレーションとして届きます）
• 下書き・アーカイブ済みのアプリの申請は知らせません。メンテナンス中のアプリの申請は、アプリの管理者にだけ知らせます

通知から開ける画面「止まっている申請」（ヘッダーのユーザーメニューからも開けます）では、自分が作業者またはエスカレーション先になっている止まっている申請を一覧で確認できます。表示は開いた時点の設定と、自分の現在の権限で計算されます。 この通知は、通知設定の「止まっている申請」から個人ごとにオフにできます。

担当者に催促する

止まっているレコードの今の作業者に、手で「催促」の通知を送れます。レコード画面のワークフローの欄の「催促する」を押し、一言（任意・500 文字まで）を書いて「催促を送る」を押します。 ボタンは、完了でないステータスで、作業者がいて、作業者があなただけでないときに出ます。

• 送れる人: そのレコードを閲覧できる人。完了ステータス・ワークフローを無効にしたアプリ・公開中でないアプリのレコードには送れません
• 届く人: そのレコードの今の作業者の全員（処理方法が「全員」のステータスでは、まだ承認していない人だけ）から、送った人を除いた人のうち、有効なメンバーでそのレコードを閲覧できる人だけです。アプリは見られても、行の権限でそのレコードを見られない作業者には届きません。通知の設定で「催促」を受け取らないようにしている人にも届きません
• 中身: 件名は「○○さんから催促が届きました」、本文はアプリの名前・レコードの番号・一言と、レコードへのリンクだけです。レコードのタイトルや項目の値は載りません（作業者が見られない項目を通知に出さないため）。メールとプッシュ通知は、通知の設定に従って届きます
• 回数の上限: 同じレコードへは、送る人ごとに 24 時間に 1 回まで。1 人が送れるのは 24 時間で 50 回までです。上限に当たると、次に送れる時刻が出ます。別々の人が同じ日に催促すれば、作業者にはそれぞれ届きます
• 作業者が 20 人を超えるステータスでは送れません（グループ・組織の人数を合わせて数えます）。大勢で受け持つステータスは滞留の通知を使ってください
• 送る画面を開いた後にステータスや作業者が変わったときは「このレコードのワークフローの状態が変わりました」と出ます。画面を再読み込みしてから、もう一度送ってください
• 自動で届く滞留の通知とは別のものです（重ねて届くことがあります）

子の遷移（紐づくレコードをまとめて動かす）

遷移に「子の遷移」を設定すると、そのレコードを参照している別アプリのレコードを、 同じ操作でまとめて動かせます。ルックアップで紐づけた親子関係がある場合の、親側からの一括操作です。

• 代表的な使い方は取消です。たとえば複数の伝票をまとめた「支払バッチ」を取り消すと、 紐づいていた伝票をすべて「確定待」へ戻し、支払バッチへの紐づけを空にできます
• 設定するのは 4 つ ― 対象アプリ / 紐づけに使うルックアップ項目 / 対象レコードの遷移先（任意）/ 紐づけを空にするか
• 紐づけに使えるのは、対象アプリ側にある、このアプリを参照しているルックアップ項目です
• 設定するには、対象アプリの管理権限が必要です。実行する人には対象レコードの編集権限が必要です

全部動くか、何も起きないかのどちらかです。紐づくレコードのうち 1 件でも遷移できない・書き込めないものがあると、 この遷移自体が取り消されます（「取り消したのに伝票が残っている」状態を作らないため）。

• 1 回に動かせる紐づくレコードは合計 100 件までです（設定を複数置いた場合も合計で数えます）。 超える場合は実行を中止するので、対象アプリ側で個別に処理してください。 一覧からの一括遷移を 100 件以下でその場で処理するときは、子の遷移が付いた遷移は 1 回に 20 件までしか処理しません（超えた分は変更できません）。 100 件を超える変更・絞り込みに一致する全件をまとめて変更する流れでは、子の遷移が付いた遷移は選べません（受け付けられません）
• 対象アプリがメンテナンス中・復元中・フィールドコード変更中のときは実行できません。 また、紐づくレコードの中に閲覧権限が無いものがあると実行を中止します
• 伝播は 1 段までです。子として動かされた遷移に「子の遷移」が設定されていても、 そこからさらに先へは伝播しません
• テストレコードと本番レコードは混ざりません（本番のレコードの操作は本番の紐づくレコードだけを動かします）

他のアプリの期間のロック（連動の条件）

上の「ステータスごとの保護設定」はこのアプリ自身のレコードを保護する機能です。別のアプリのレコードを、このワークフローのステータス到達に合わせて自動でロックしたいとき（月次サマリの「締め」で、対象月の日次データを一括ロックするなど）は、ロックされる側のアプリの「設定」→「期間ロック」タブの「連動の条件」で設定します。このアプリ（締める側）のワークフロー設定には、ロックの設定項目はありません。

• 条件を設定するには、ロックされる側のアプリとこのアプリ（締める側）の両方の管理者である必要があります（自分が管理していないアプリを勝手にロックできないようにするため）
• ロックされるのは、ロックされる側のアプリのレコードのうち「ロックする日付の項目」の値が、ロックする期間に入るものです（期間の初日・末日も含みます）。期間は、ステータスを進めたこのアプリのレコードの値から、進めたときに決まります。決め方は下の表の 3 種類です
• 対象者を絞り込む場合は、このアプリのレコードのユーザー選択などの値（複数人なら全員）が、ロックされる側の対象者の条件として使われます
• このステータスから離れる遷移（差し戻し等）が起きると、そのレコードの締めによるロックは自動的に外れます。手動で作成したロックや、別のレコードの締めによるロックには影響しません。締めのステータスの中の別のステータスへ動いても、最初に入ったときのロックのままです
• 締めた後でレコードの値（対象月など）を書き換えても、すでにかかったロックの期間は変わりません。期間を直したいときは、いったん差し戻してから締め直してください
• 条件は、設定する前に締めたレコードには遡って効きません。条件を削除すると、その条件による締め済みのロックもすべて外れます
• ロックされたレコードは、アプリ管理者を含め誰も編集・削除できません。APIやCSVインポート、データパイプラインなど、あらゆる書き込み経路に適用されます。ロックされたレコードの詳細画面には、どのレコードの締めによるものかが表示されます
• 「既存レコードの移行」（フィールド⇔ワークフローの一括ステータス付替）では、ロックの記録・解除は行われません
• 締めのステータスを、条件が指している間に削除するとその条件は何もロックしなくなります（ロックされる側の画面に注意の印が出ます）。ワークフローのリセットでステータスが無くなったレコードの締めによるロックは外れます

• ステータスを進めたときに期間や対象者を決められない（基準のフィールドが空・形式が違う）場合は、ロックを作らずにそのステータスへの遷移自体を止めてエラーを表示します。値を入力してからもう一度実行してください
• 「ロックする日付の項目」に選べるのは、ロックされる側のアプリの日付フィールド（年のみ・年月のみの入力方式を除く）か、日付が基準の範囲フィールドです。日時フィールドとテーブルの中の日付フィールドは選べません

条件の設定の詳細（境界日の扱い、適用される書き込み経路の一覧、手動でのロック管理）は「期間ロック」マニュアルを参照してください。

AI で作成・編集

ワークフロー設定画面のツールバーにある「AI アシスタント」ボタンから、日本語の指示だけでステータス・遷移ルールの設定案を AI に作らせられます。 まっさらな状態からの新規作成だけでなく、「差し戻しを追加して」のように既存のワークフローへの追加・変更を指示することもできます。

• 指示例: 「申請 → 上長承認 → 完了 のフローにして。承認は差し戻しあり、完了後は編集禁止」のように、ステータスの流れと編集・削除の保護をまとめて伝えられます
• 生成された設定案はチャット内のプレビュー（ステータス / 遷移ごとに追加・変更・削除を色分け表示）で確認してから「取り込む」でエディタに反映されます。反映されるのはエディタ上の状態だけで、「保存」ボタンを押すまでは実際の設定には反映されません
• 「取り込み前に戻す」で、取り込み前のエディタの状態に戻せます
• 担当者や追加の実行者に特定のユーザー・グループ・組織を指定する設定は AI では作成できません（実在確認ができないため）。取り込み後、プレビューに「担当者を選択してください」という専用の案内が表示されるので、対象のステータスで画面から手動で選択してください。担当者を「フィールドから取得」にする設定（フォーム上のユーザー選択フィールドの値を使う）は AI でも作成できます
• 遷移に追加の実行可能ユーザー（ユーザー・グループ・組織）を指定する設定も同様に AI では作成できません。該当箇所は「AI が扱えない指定」として案内されるので、取り込み後に画面から手動で選択してください。すでに設定済みの実行可能ユーザーは、AI が遷移の他の設定を変更しても保持されます
• 遷移条件で使うフィールドは、フォームに実在するフィールドの中から AI が選びます。存在しないフィールドを条件に使おうとした場合は、その条件だけが除外されます（同じく「AI が扱えない指定」に表示）。ユーザー・組織・グループ選択フィールドを条件に使う場合は「空」「空でない」のみ判定できます（値の比較には実在確認ができないため）
• 提案を確認している間にエディタの内容を編集すると、その提案は取り込めなくなります（内容が古くなったため）。再度指示を送り直してください
• 指示があいまいなときは、AI が確認の質問を返します。質問の選択肢はクリックで答えられます（「その他」を選ぶと自由に入力できます。下の入力欄に書いて答えることもできます）
• 利用できるのはアプリ管理者のみです（AI クレジットを消費します。1 回のリクエストにつき、使うモデルの料金から出した額（既定のモデルで 9 クレジット程度）を仮確保し、実際の消費量で精算されます）

管理者の操作

管理者による強制ステータス変更

承認者の長期不在 / 退職 / 誤遷移などの救済操作として、そのアプリの設定を管理できる人は、画面から、そのレコードをアクセス権で閲覧・編集できることを条件に、通常の遷移ルールや作業者制約を無視して任意のステータスに直接変更できます（見えない・編集できないレコードには使えません）。 履歴には [管理者強制] プレフィックス付きで記録され、誰がいつ何のために強制変更したかが残ります。

ワークフローを有効にして保存すると既存のレコードにもステータスが設定されるため、ステータスの無いレコードは通常ありません。何らかの理由でステータスが未設定のレコードがある場合は、同じ場所に「管理者: ステータスを割り当て」が表示され、任意のステータスを新規に割り当てられます（記録のされ方は強制変更と同じです）。

強制ステータス変更（割り当てを含む）では、通知ルールで「必須」にした通知は送りません。 強制は管理者の訂正の手段で、本人に必ず届けるべき告知（回答の依頼・公開のお知らせなど）の代わりにはしないためです。 通常の通知・担当者への通知・自動アクション・自動送信メール・Webhook はこれまでどおり動きます。 強制変更は「直前の遷移」に数えられ、その値は「必須の通知なし」になります。 「直前の遷移の必須の通知 = 届いた」を条件にした遷移（みなし承諾など）へ進めるには、通常の遷移で依頼し直してください。

• 操作できるのは、そのアプリの設定を管理できる人のうち、そのレコードをアクセス権（レコード権限）で閲覧・編集できる人だけです。見えないレコードは、無いレコードと同じ扱いになります（見えない理由は表示されません）
• 遷移ルール / 作業者認可 / 遷移条件をすべてバイパスします（フィールド値の遷移条件も評価しません）。ただしそのレコードへのアクセス権自体は必要で、アクセス権を持たないレコードを操作することはできません
• 新しい作業者の指定も可能です（システム内のアクティブユーザーであることが検証されます）
• 実行にはパスワードの再入力（再認証）が必要です（直前の 15 分以内に再認証を済ませていれば求められません）。パスワードを持たない利用者（シングルサインオンだけで入る人）は実行できません
• 実行は監査ログに残ります（誰が・どのレコードを・どのステータスからどのステータスへ変えたか）
• 強制変更が変えるのはステータスだけです。遷移が項目に入れる値（遷移の「項目への値の設定」）は書き換わりません。確認の画面に、書き換わらない項目の名前が表示されます。項目も合わせて直したいときは、通常の遷移を使うか、項目を手で直してください

管理者による担当者の再割り当て・解除

ステータスはそのままに、レコードの作業者だけを別のメンバーに付け替えたり（再割り当て）、未割り当てに戻したり（解除）できます。 担当者の退職・異動や、指名された作業者が動けないときの救済操作です。レコード詳細のワークフロー操作パネル（操作できる人にだけ表示）から行います。

• 操作できるのは、そのアプリの設定を管理できる人のうち、そのレコードをアクセス権（レコード権限）で閲覧・編集できる人だけです。見えないレコードは、無いレコードと同じ扱いになります
• 再割り当て: システム内のアクティブなメンバーから選んで作業者に設定します（現ステータスの作業者候補に限定されない＝管理者オーバーライド）。指定された人に通知が届きます
• 解除: 作業者を未割り当てに戻します。以降はそのステータスの作業者ルール（例:「指定」グループの全員、または「誰でも」）に従って操作できます
• ステータスは変わりません。履歴には「担当者変更」「担当者解除」として記録されます
• 現在の作業者は、レコード詳細・レコード一覧・スプレッドシートの「作業者」で確認できます
• メンバーの無効化・削除: 作業者に指定されていたメンバーを無効化または削除すると、その人への指定は自動で外れ、未割り当て（上の「解除」と同じ状態）に戻ります。そのステータスの作業者ルールに従う人が操作でき、一覧の「自分の作業」やポータルの担当タスクにも表示されます。この自動の解除はレコードの履歴には記録されません。メンバーを有効に戻しても、バックアップから復元しても、無効なメンバーへの指定は戻らないため、必要なら再割り当てしてください

管理者のための「管理の操作」共通ルール

上の強制ステータス変更・担当者の再割り当て・解除に加えて、他人のコメントの削除や失敗した転記のやり直しも、通常の権限とは別に判定される 「管理の操作」です。共通のルールは次のとおりです。

• そのアプリの設定を管理できること（アプリ管理者、またはシステム管理者・オーナーの自動付与でも構いません）
• そのアプリを閲覧できること、かつそのレコードをアクセス権（レコード権限）で閲覧できること。強制ステータス変更・担当者の付け替えはさらに編集できることも必要です。見えないレコードは、無いレコードと同じ扱いになります（見えない理由は表示されません）
• これらの操作は画面（ログインしたセッション）からだけ行えます。API トークンでは実行できません
• ステータス別の保護設定（「担当者だけ編集できる」「削除を保護する」）は、これらの管理の操作で越えられます。行き詰まったときは、担当者を付け替えるか、強制的にステータスを動かしてから通常の操作をやり直してください
• 失敗した転記のやり直しだけは少し異なり、元の実行者本人も（設定を管理できなくても）再実行できます。ただし元の実行者でも、いま転記元のレコードが見えなくなっていればやり直せません

運用の途中で変えるとき

ワークフローの無効化と設定のクリア

有効化スイッチをオフにすると、ワークフローは一時停止します。ステータスや遷移などの設定内容と、各レコードの進行状態はそのまま保持されるため、再度オンにすると元の状態で再開できます。 オフの間は、遷移はどの経路からも実行できません（レコード画面に遷移のボタンは出ず、一括のステータス変更や API からの実行もエラーになります）。

設定そのものを削除してやり直したい場合は、ワークフロー設定画面の下部にある「設定をクリア」を使います。ステータス・遷移・フィールド権限に加えて、全レコードの進行状態（現在のステータスと承認の記録）も完全に削除され、ワークフローはオフになります。この操作は元に戻せません。進行中のレコードがある場合は件数が表示され、確認のための入力を求められます。実行には再認証（パスワードの再入力）が必要です。

クリアすると、通知ルールの「対象ステータス」の絞り込みは解除され、すべてのステータスが対象に戻ります。レコードのアクセス権でステータスを条件にしているルールは削除されませんが、「ステータスが～と等しい」条件はどのレコードにも一致しなくなり、「等しくない」条件はすべてのレコードに一致するようになるため、クリア後にルールの見直しをおすすめします。

設定のクリアが途中で止まった場合（通信の切断や、処理中のレコードとの混み合いなど）、ワークフローはオフのままになり、クリアを最後まで実行するまでワークフローの保存やステータスの強制変更・フィールドからの移行はできません。確認画面には途中で止まっていることが表示され、もう一度実行すると続きからクリアを完了します。確認画面を開いた後に別の人がワークフローの設定を変えた場合は、クリアは実行されず、確認画面の内容が最新の状態に読み直されます。内容を確かめてから実行し直してください。

ドロップダウン / ラジオボタンのフィールドとの相互移行

ドロップダウンやラジオボタンのフィールドで手動管理していたステータスをワークフローへ切り替える場合（またはその逆）は、ワークフロー設定の「既存レコードの移行」を使うと、レコードの状態を一括で移行できます。

移行の方向とフィールドを選ぶと対象件数が表示され、「フィールドの選択肢 → ステータス」の対応表を確認してから実行します（同じ名前は自動で対応付けられます）。フィールド → ワークフローの移行では、ワークフロー状態を持たないレコードだけが対象になり、進行中のレコードの状態が変わることはありません。移行では通知や Webhook は送信されません。移行後は、カンバンビューのグループ化を切り替えてください。 移行はアプリ全体のレコードの値を読むため、使えるのはアプリの設定を管理でき、レコードのアクセス権・フィールドアクセス権で全レコード・全項目を閲覧できる人だけです（アプリの管理者も、先頭の「アプリの管理者: 全許可」などで全件・全項目が見えている必要があります）。ワークフローのステータス毎のフィールド権限は、移行する項目についてだけ確かめます（その項目の閲覧を外したステータスがあると、フィールドからの移行はできません）。

フィールドの値からステータスへ移す場合は、ワークフローを無効のまま作成して移行を実行し、その後で有効にしてください。有効にするとすべてのレコードにステータスが付くため、フィールドの値から移す対象がなくなります（移行の画面にその理由が表示されます）。移行で移さなかったレコードには、有効にしたときにステータスが設定されます。

フィールドが未入力のレコードがある場合は、対応表に「(値なし / 未入力)」の行が表示されます。この行にステータスを対応付けると、未入力のレコードにもまとめてステータスを割り当てられます（「割り当てない」のままにしたレコードには、ワークフローを有効にしたときに、有効化の確認で選んだステータスが設定されます）。個別に変えたいレコードは、後からレコード詳細画面の「管理者: ステータスを強制変更」（アプリの設定を管理でき、そのレコードを閲覧・編集できる人のみ）で変更できます。

例と注意

活用例

注意事項

• ワークフローを有効にすると、レコード一覧 / スプレッドシートにステータスと作業者の列が自動で表示され、フィルタからステータス絞り込みが可能になります
• 遷移ルールが定義されていないステータス間は遷移できません（明示的にルールを作る必要があります）
• 完了ステータスからの遷移ルールを設定すれば、差し戻しフローを作れます
• ステータスの削除は、そのステータスのレコードがない場合のみ可能です
• 「全員の承認が必要」モードのステータスでは、対象作業者全員が承認するまで次のステータスに進みません
• 「次のユーザーから作業者を選択」モードのステータスへ遷移するときは、次の作業者を候補から必ず 1 人選びます（選んだ人だけがそのステータスを操作できます）
• 「直前のアクションの実行者」を作業者にすると、申請者と承認者の往復フロー（差し戻し時に申請者へ戻す等）を簡潔に表現できます
• 救済が必要な場合はアプリ管理者が「強制ステータス変更」で任意のステータスに直接変更できます（履歴に残ります）