アクション

アクションは、現在のレコードを元に別アプリにレコードを作成する機能です。 フィールドマッピングに従って値をコピーし、手動またはワークフロー連動で関連アプリへのレコード登録を実現できます。

トリガーの種類

使用例

• 見積 → 売上（自動） — 見積のステータスが「受注」に変わったら売上管理にレコードを自動作成
• 案件 → 請求（手動） — 成約した商談レコードからボタンクリックで請求書アプリにレコードを作成
• 問い合わせ → 案件（手動） — 問い合わせレコードを案件管理にコピーして管理開始

手動アクションの実行

手動アクションは、レコード詳細画面にボタンとして表示されます。 ボタンをクリックすると、マッピングに従ってコピー先アプリにレコードが作成されます。

ワークフロー連動アクション

ワークフローのステータスが変更されたとき、条件に合うアクションが自動的に実行されます。 レコード詳細画面にはボタンは表示されません。

• 変更前/変更後のステータスを指定できます（「すべて」も選択可能）
• 例：「提出済み」→「受注」に変わった時だけ実行
• アクションの実行に失敗してもワークフローの遷移はブロックされません

設定項目

書き込みの権限（ワークフロー連動のみ）

ワークフロー連動アクションには、コピー先アプリへの書き込みをどちらの権限で行うか選べます。 既定は「実行した人の権限で書く」で、コピー先アプリのフィールドアクセス権に従い、実行した人が書き込めないフィールドがマッピングに含まれているとコピーは失敗します（ステータス変更そのものは成立します）。

「この遷移の権限で書く」を選ぶと、フィールドマッピングにあるコピー先の項目だけを、実行した人のフィールドアクセス権・コピー先レコードの編集権限に関係なく書き込みます。 マッピングにあるルックアップ項目から自動で写る値（氏名・担当者など）も、実行した人の項目権限に関係なく書き込みます（写し元のアプリの閲覧権限も見ません）。 承認を経て決まったステータス変更の結果を、承認者ではない担当者の権限に左右されずに反映したい場合に使います。

• 「この遷移の権限で書く」はワークフロー連動のアクションでのみ設定できます。手動実行のアクションには設定できません
• この遷移を実行できる人が、そのまま書き込める人になります。担当者を決める欄（承認者欄など）をレコードの作成者や編集者が自分で入力できると、自分を担当者にして自分で遷移させるだけで、本来書けない項目やレコードに書けてしまいます。この設定を使うときは、フィールドアクセス権で、担当者を決める欄をレコードの作成者・編集者が書けないようにし、フィールドマッピングの転記元の項目を遷移を実行する人が書き換えられないようにしてください。あわせて、ワークフローの担当者・追加実行者の設定で、遷移を実行できる人を絞ります
• 「申請した人は自分で承認できない」のような業務のルールは、アプリのワークフローとアクセス権の設定で表します（例: 申請のアプリなら、申請者が承認者欄を書けないようにし、「申請」を押せる人を申請者本人と管理者に絞る）。この設定そのものは、誰が申請者で誰が承認者かを判断しません
• 権限が外れるのは、そのステータス変更が実際に成立したときだけです。レコード画面のボタンによる手動実行、一覧からの一括実行、動作確認（乾式実行）では、この設定があっても常に実行した人の権限でコピーします
• コピーが失敗しても、ワークフローのステータス変更そのものは取り消されません。失敗は記録され、通知が届きます
• 失敗したコピーが自動でやり直されることは通常ありません。「必ず再試行される」とは考えず、必要であれば手動で再実行してください（試行回数の上限に達した場合は、それ以上自動で動くことはありません）。レコードのワークフロー履歴から再実行できるのは元のアクションを実行した人、またはそのアプリの設定を管理できる人で、どちらの場合も転記元のレコードをアクセス権で閲覧できることが前提です（見えない場合は履歴自体が表示されません）。再実行そのものは元の実行者の権限で行われます。コピー先のレコード ID は、押した人がコピー先のそのレコードを閲覧できる場合にだけ表示されます。失敗の詳しい理由（再実行の結果とワークフロー履歴の両方）は、元の実行者と、コピー先アプリのレコード・項目をアクセス権ですべて閲覧できる人にだけ表示されます。それ以外の人には「詳しい理由は、転記を実行した人か、転記先のアプリのデータをすべて閲覧できる人が、ワークフローの履歴で確認できます」と表示されます（理由はコピー先の状態によって決まり、見えないレコードや値の手掛かりになるため）
• コピーが走るのは、承認されたときと同じアクション設定のままの場合だけです。アクションの設定を変更すると、それより前のステータス変更で予約されたコピーは実行されず、失敗として記録されます（再実行もできません。設定を確認してから改めて実行してください）
• コピー先アプリにルックアップ項目があると、そのルックアップの「写す項目」（参照先から自動で入る項目）もサーバーが一緒に書き込みます。写しが入る先がフィールドマッピングに含まれていない場合、そこだけは実行した人のフィールドアクセス権で判断されます（権限が無ければ、その項目だけ空のままになります）

実行条件

条件を設定すると、コピー元レコードの内容が条件に一致したときだけアクションが実行されます。 条件に一致しない場合、手動アクションはエラーメッセージを表示して実行を中止し、ワークフロー連動アクションは何もせず静かにスキップします。

• 例：申請アプリの「申請種別」が「休暇」の場合だけ、有給休暇の台帳アプリへレコードを作成する
• 条件を設定しない場合は、これまでどおり常に実行されます
• 条件の設定が壊れている場合（条件が参照しているフィールドを削除した場合など）は、安全のためアクションを実行しません。手動アクションはエラーになり、ワークフロー連動アクションはスキップされます。アプリの設定で条件を直してください

実行モード（新規作成 / 上書き）

既定では、アクションを実行するたびにコピー先へ新しいレコードが作成されます。 「上書き（アップサート）」モードにすると、指定した一致キーの値が同じ既存レコードがあれば、そのレコードをマッピング済みフィールドだけ更新します（一致するレコードが無ければ新規作成）。 「同じ対象について何度実行しても重複レコードができない」運用にしたい場合に使います。

• 例：日付＋従業員をキーにして、同じ日への打刻修正を何度反映しても行が増えないようにする
• 一致キーに使えるのは、テキスト（複数行含む）・数値・日付・日時・時刻・ドロップダウン・ラジオボタン・リンクなど単一の値を持つフィールドです。ユーザー選択・組織選択・グループ選択は、「単一選択」に設定されている場合のみ一致キーに使えます（複数選択・チェックボックス・添付ファイル・テーブル等は一致判定ができないため使えません）
• 一致キーは「その組み合わせでコピー先のレコードが 1 件に決まる」ものにしてください。たとえば日付だけをキーにすると、同じ日の別の人・別の案件のレコードを上書きしてしまいます
• 上書き（更新）が行われる場合、実行ユーザーにコピー先アプリの編集権限が必要です（新規作成の場合は追加権限が必要）。編集権限が無い場合はエラーになります

選んだレコードからまとめて1件作成

「1件ずつ別のアプリへ転記」とは向きが逆で、一覧で選んだ複数のレコードから、コピー先アプリにレコードを1件だけ作る種類のアクションです。 作ったレコードに選んだレコードを紐づけ、まとめて次のステータスへ進めます。 たとえば、支払待ちの伝票を何件か選んで「支払確定」を実行すると、支払バッチが1件でき、選んだ伝票がすべてそのバッチに紐づいて「確定済」になります。

• 実行は一覧から行います。レコードを選んで「一括アクション」からこのアクションを選ぶと、入力ダイアログが開きます
• 全部成功するか、何も残らないかのどちらかです。途中で1件でも失敗すると、作成したレコードも含めてすべて取り消されます（半分だけ紐づいた支払バッチができません）
• 書き込みの前に選んだレコードを全件検査します。実行条件を満たさないレコード、設定した遷移先へ進めないレコード、閲覧できないレコードが1件でも混ざっていると、その1件を除外するのではなく実行そのものを中止します。一部が黙って抜けた状態で作成されないようにするためです
• 1回に選べるのは100件までです
• 元レコードが複数あるため「どのレコードの値を写すか」が決まりません。したがってこの種類ではフィールドマッピング・上書き（アップサート）モード・ワークフロー連動は設定できません。作成するレコードの値は、実行時の入力と固定値だけで決まります
• 実行には、コピー先アプリの追加権限と、選んだレコードの編集権限（紐づけとステータス変更のため）が必要です

フィールドマッピング

コピー元（現在のアプリ）のフィールドと、コピー先アプリのフィールドを対応付けます。 複数のマッピングを設定することで、必要な情報をまとめてコピーできます。

一括アクション実行

レコード一覧画面で複数のレコードを選択し、手動アクションを一括で実行できます。 選択したすべてのレコードに対して、同じフィールドマッピングでコピー先アプリにレコードが作成されます。

• レコード一覧でチェックボックスを使って複数レコードを選択します
• 画面下部のバルクアクションバーから「アクション」ドロップダウンを開き、実行するアクションを選択します
• 一度に最大100件まで実行できます
• 実行結果（成功件数・エラー件数）が完了後に表示されます

ヒント

• アクションの実行には、コピー先アプリの追加権限が必要です。「上書き」モードで既存レコードを更新する場合は、追加権限に加えて編集権限も必要です
• コピー先アプリでフィールドのアクセス権が設定されている場合、実行ユーザーが書き込めないフィールドがマッピングに含まれているとアクションは失敗します（コピー先アプリの管理者であっても同じです。書けるようにするには、コピー先のフィールドアクセス権の対象に「アプリの管理者」を選び、編集を許可します）。ワークフロー連動アクションの場合、ステータス変更そのものは成立し、コピーだけが行われません
• ワークフロー連動アクションは管理者が設定し、ステータス変更時に自動実行されます
• コピー元にキーが無い（未入力のまま保存された）マッピングは、既定ではコピー先に触れません（「上書き」モードでは既存の値が残ります）。未入力でもコピー先を空にしたい場合（例: 「休み」への変更で時間帯を消す）は、マッピング行の「転記元が空なら転記先を消す」を ON にします
• 一致キーにはテキスト・数値・日付・ドロップダウン・ルックアップ・利用者選択（単一選択）などのフィールドが使えます
• マッピングされなかったフィールドは空のままレコードが作成されます（「上書き」モードで既存レコードを更新する場合は、マッピングされなかったフィールドは変更されずそのまま残ります）
• アクション設定は「設定」→「アクション」タブ（ワークフローの隣）から行います
• 一括アクションは手動トリガーのアクションのみ対象です（ワークフロー連動アクションはステータス変更時に自動実行されます）