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面談記録 応用: 人事には全員分を見せる

クイックスタート: 面談記録で作った「面談記録」は、面談の部下と上司のほかには見えません。ここでは、グループ「人事」の人だけは、すべての面談を閲覧できるようにします。 人事の人が面談を書き換えたり削除したりはできません。所要時間は約 5 分です。

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始める前に

確かめること
クイックスタート
内容
「面談記録」アプリ (手順 5 のレコード権限の 3 つのルール) があること。
確かめること
プラン
内容
グループとレコード権限は、どのプランでも使えます。
確かめること
権限
内容
グループを作るにはシステム管理者の権限が要ります。「面談記録」の管理者であることも要ります。
確かめること
人事の人
内容
人事役の社員 (このガイドでは「中村 さくら」さん) が、同じ会社のメンバーにいること。

1グループ「人事」を作り、人事の人を入れる

「システム管理」の「グループ管理」を開き、「グループを追加」をクリックします。「グループ名」に「人事」と入力して「作成」をクリックします。 一覧に出た「人事」の行の「メンバーを管理」のボタンをクリックし、「メンバーを追加」で人事の人 (このガイドでは「中村 さくら」さん) を選びます。

グループ「人事」のメンバーに中村 さくらさんが入っている
グループ「人事」に、人事の人を入れます。
人事の担当者が替わったときは、グループのメンバーを入れ替えるだけで済みます。面談記録の権限を直す必要はありません。

2「人事は閲覧だけ」のルールを、締めのルールより上に足す

「面談記録」の「設定」タブの「権限」を開き、「レコード」のタブで「ルールを追加」をクリックします。いちばん下 (#4) にルールが足されます。 「+ 対象を選択」をクリックし、「グループ」のタブで「人事」を選んで「追加」をクリックします。権限は「閲覧」だけにチェックを入れます (足したときの初期値のままです)。

足したルールの「#4」の右の上向きの矢印 (上に移動) を 1 回クリックして、#3 (締めのルール) の上へ動かします。 画面の右上の「保存」をクリックし、確認が出たら「保存」をクリックします。

レコード権限の #3 に、グループ 人事 の閲覧だけのルール (締めのルールの #4 より上)
人事のルールは、締めのルール (すべて不可) より上に置きます。
ルールは上から順に見て、最初に当てはまったルールで決まります。人事のルールを締めのルールより下に置くと、人事の人は先に締めのルールに当たり、何も見られません。 人事の人が部下や上司として面談に入っているときは、それより上の #1・#2 のルールが先に当たります。

3人事の人で開いて確かめる

いったんログアウトし、人事の人 (「中村 さくら」さん) でログインして「面談記録」を開きます。部下でも上司でもない面談も、一覧に出ます。 詳細を開くと中身を読めますが、「編集」「削除」はできません。

中村さんで開いた面談記録の一覧。鈴木 一郎さんと高橋 健太さんの面談が出ている
人事の人には、すべての面談が出ます。

これで、人事の人だけがすべての面談を閲覧できるようになりました。ほかの社員には、今までどおり自分が部下か上司の面談しか見えません。

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