経費申請 応用: 金額で承認の道を分ける
クイックスタート: 経費申請で作った「経費申請」に、10 万円以上の申請だけは部長の承認も通る流れを足します。 10 万円未満の申請は、これまでどおり 1 回の承認で終わります。所要時間は約 15 分です。
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これまで
金額の大きい申請も、承認する人が 1 回承認すれば終わる。「10 万円以上は部長にも見せる」決まりは、承認する人が覚えておくしかない。
Raxel では
10 万円以上の申請では「承認する」が押せず、代わりに「部長の承認へ回す」が押せる。決まりを覚えていなくても、金額で道が分かれる。
![12 万 8,000 円の承認待ちの申請。承認するは押せず、部長の承認へ回すが押せる。承認するの横の印に、金額 < 100000 [NG] と出ている](/docs/quickstart/shots/expense-adv-05-buttons.webp)
始める前に
| 確かめること | 内容 |
|---|---|
| クイックスタート | 「経費申請」アプリがあり、ワークフロー (下書き・承認待ち・承認済み・差し戻しの 4 つのステータスと 4 つのボタン) を作ってあること。 |
| プラン | このガイドの機能は、どのプランでも使えます。 |
| アプリの権限 | 手順 1〜3 (ワークフローの設定) を行う人が、「経費申請」の管理者であること。 |
どう分けるか
承認待ちの申請に、金額によって押せるボタンを分けます。
| 金額 | 承認待ちで押せるボタン | その後 |
|---|---|---|
| 10 万円未満 | 承認する | 承認済み (これまでと同じ) |
| 10 万円以上 | 部長の承認へ回す | 部長承認待ち → 部長が「承認する」で承認済み |
ボタン (遷移) に条件を付けると、レコードの値が条件に合うときだけ、そのボタンを押せるようになります。 「承認する」に「金額 < 100000」、「部長の承認へ回す」に「金額 >= 100000」を付けると、どの申請でもこの 2 つのうち一方だけが押せます (条件の無い「差し戻す」は、金額に関係なく押せます)。
部長の承認の段を足す
1ステータス「部長承認待ち」を足す
「経費申請」の「設定」タブで「ワークフロー」を開きます。「ステータス」の節の「ステータス名」の欄に「部長承認待ち」と入れて「追加」をクリックします。 足したステータスの「作業者」で「指定 (ユーザー・グループ・組織)」を選び、「+ 対象を追加」→「メンバー」のタブで部長を選んで「追加」をクリックします。このガイドでは自分を選びます。
足したステータスは一覧の最後に入ります。右上の「上に移動」(上向きの矢印) を 2 回クリックして、「承認待ち」のすぐ下 (「承認済み」の上) へ移します。 並びは処理には影響しませんが、下の「フロー図」が進む順に並んで読みやすくなります。
2部長へ回すボタンと、部長のボタンを足す
「遷移ルール」の節で、基本編と同じように「遷移元」「遷移先」「ラベル」を入れて「追加」をクリックし、次の 3 つを足します。 足した遷移は、遷移ルールの一覧の下に加わります。
| 遷移元 | 遷移先 | ラベル (ボタンの名前) |
|---|---|---|
| 承認待ち | 部長承認待ち | 部長の承認へ回す |
| 部長承認待ち | 承認済み | 承認する |
| 部長承認待ち | 差し戻し | 差し戻す |
3承認待ちから出る 2 つのボタンに条件を付けて、保存する
遷移ルールの一覧で「承認待ち → 承認済み」(承認する) の枠の見出しをクリックして開き、「条件」をクリックして開きます (保存した遷移の枠は、画面を開いたときは閉じています)。 「条件を追加」をクリックし、出てきた行で次のように選びます。 続けて「承認待ち → 部長承認待ち」(部長の承認へ回す) の枠にも条件を足します。
| 遷移 | フィールド | 比べ方 | 値 |
|---|---|---|---|
| 承認待ち → 承認済み (承認する) | 金額 | < | 100000 |
| 承認待ち → 部長承認待ち (部長の承認へ回す) | 金額 | >= | 100000 |
2 つとも足したら、画面の下の「すべて保存」をクリックします。下の「フロー図」に、承認待ちから 2 つに分かれる道が出ます。
10 万円以上の申請を通してみる
410 万円以上の経費を申請する
「レコード」タブの「レコードを追加」から、件名・利用日・区分と、金額に 128000 (12 万 8,000 円) を入れて「保存」します。 詳細の画面で「申請する」→「実行」をクリックすると、ステータスが「承認待ち」になります。
5承認する人が、部長の承認へ回す
承認待ちのレコードを開くと、ボタンが「承認する」「部長の承認へ回す」「差し戻す」の 3 つ並びますが、「承認する」は押せません。 条件の付いたボタンの横には印が付き、マウスを載せると、どの条件が満たされていないかが表示されます。
「部長の承認へ回す」をクリックし、確認の「コメント」に一言書いて「実行」をクリックします。ステータスが「部長承認待ち」になり、部長の「自分の作業」に入ります。
6部長が承認する
部長は「自分の作業」からレコードを開き、「承認する」→「実行」をクリックします。ステータスが「承認済み」になり、詳細の画面の履歴に、2 回の承認がコメントと日時つきで残ります。
10 万円未満の経費を申請すると、承認待ちで「部長の承認へ回す」が押せず、「承認する」が押せます (基本編と同じ流れです)。
これで、金額の大きい申請だけが部長の承認を通る流れができました。「この金額なら誰の承認が要るか」を、承認する人が覚えておく必要がなくなります。
知っておくと便利なこと
- 条件は、レコードに保存されている値で判定します。承認待ちのまま金額を直したときは、保存した後の金額で、押せるボタンが変わります。
- 1 つのボタンに条件を複数付けると、すべてを満たすときだけ押せます。「A または B」のときに押せるようにしたいときは、同じ遷移元・遷移先のボタンを 2 つ作り、それぞれに条件を付けます。
- 「自分の作業」には、条件に関係なく、自分が作業者のレコードが出ます (条件はボタンを押せるかだけを決めます)。
- 差し戻した申請を「再申請する」と、もう一度「承認待ち」に戻り、そのときの金額でまた道が分かれます。
- 区分 (例: 接待交際費だけは部長も承認) で分けるときも、条件のフィールドを「区分」にし、比べ方を「=」や「いずれかと一致」にすれば同じように作れます。