経費申請 応用: 締めた月の申請を直せなくする
クイックスタート: 経費申請で作った「経費申請」で、締めた月の申請を、後から直したり消したり、出し忘れを足したりできないようにします。 月の合計を経理に渡した後で金額が変わる、ということが起きなくなります。所要時間は約 5 分です。
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これまで
締めた後に申請が直されたり、先月分の出し忘れが足されたりして、経理に渡した合計と合わなくなる。誰がいつ変えたのかを探すことになる。
Raxel では
締めた月をロックすれば、その月の申請は編集・削除できず、その月の日付での新しい申請も保存できない。締めた後の数字が動かない。
始める前に
| 確かめること | 内容 |
|---|---|
| クイックスタート | 「経費申請」アプリ (利用日 = 日付) があること。 |
| プラン | スタンダード (試用期間中も使えます)。 |
| アプリの権限 | 「経費申請」の管理者であること。 |
確かめるために、利用日を先月の日付にした申請を 1 件、「下書き」のまま (申請しないで) 登録しておきます (例: 件名「取引先訪問のタクシー代」・金額 3,200)。
1拡張機能の「期間ロック」をオンにする
「経費申請」の「設定」タブで「拡張機能」を開き、「自動化」の「期間ロック」のスイッチをオンにします。設定のタブに「期間ロック」が加わります。
2締めた月を、利用日でロックする
「設定」タブの「期間ロック」を開き、「ロックルールを追加」をクリックします。次のとおりに入れて、ダイアログの「ロックルールを追加」をクリックします。
| 欄 | 入れる値 |
|---|---|
| 日付フィールド | 利用日 |
| 開始日 | 締めた月の 1 日 (例: 先月の 1 日) |
| 終了日 | 締めた月の末日 |
| 対象者フィールド (任意) | 指定しない (アプリ全体をロック) |
一覧に、ロックした期間が並びます。
3締めた月の申請が直せないことを確かめる
「レコード」タブで、先に登録しておいた先月の申請を開くと、「下書き」のままでも「ロック中」の印が付き、「編集」と「削除」が押せなくなっています。
「レコードを追加」で、件名・金額を入れ、利用日に先月の日付を入れて「保存」すると、「この期間はロックされています。解除するにはアプリ管理者に連絡してください」と出て、保存されません。
これで、締めた月の申請が、後から変わらないようになりました。月を締めるたびに、その月のロックルールを 1 つ足します。
知っておくと便利なこと
- ロックは、アプリの管理者にも効きます。どうしても直す必要があるときは、そのロックルールを一覧から削除し、直した後にもう一度追加します。
- 基本編の「承認済み」は完了のステータスなので、期間ロックが無くても編集できません。期間ロックが効くのは、まだ承認されていない申請 (下書き・承認待ち・差し戻し) と、締めた月の日付での新しい申請です。
- ロックされた申請も、ステータスを進めること (「承認する」など) はできます。締めの前に出ていた申請の承認が、締めの後になっても止まりません。
- 利用日が空の申請は、ロックされません。基本編のとおり利用日を必須にしておきます。
- ロックルールが 1 つでもある間は、拡張機能の「期間ロック」をオフにできません。
次にやる
- 期間ロック — 対象者ごとのロック・ロックされたときの動きのくわしい説明